{"id":2068,"date":"2015-03-02T08:39:05","date_gmt":"2015-03-02T06:39:05","guid":{"rendered":"http:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/?p=2068"},"modified":"2023-02-03T13:00:33","modified_gmt":"2023-02-03T11:00:33","slug":"it-im-bildungsmanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/it-im-bildungsmanagement\/","title":{"rendered":"IT im Bildungsmanagement"},"content":{"rendered":"

Seminarverwaltung, Talentmanagement und LMS sind f\u00fcr Unternehmen unabdingbar, wenn es um Software-Unterst\u00fctzung der Bildungsma\u00dfnahmen geht. Diese Erkenntnisse wurden schon in den letzten Jahren bei der Auswertung der Bewerbungen um den Deutschen Bildungspreises[1]<\/em> gewonnen. Doch dadurch wird die eigene Wettbewerbsf\u00e4higkeit aufs Spiel gesetzt. Software-Einsatz bei Qualifizierungs-Ma\u00dfnahmen sind keine Kostenfaktoren, sondern ein Hebel, um die Investitionen in das Know-How effizienter anzusetzen.<\/p>\n

Eine Gemeinsamkeit hat sich bei den Preistr\u00e4gern des Deutschen Bildungspreises klar herauskristallisiert: Neben ausformulierten, didaktischen Bildungskonzepten und strukturiert abgeleiteten Ma\u00dfnahmen ist professionelle Software im Einsatz. Ohne Software-Einsatz tragen Bildungsma\u00dfnahmen nicht so effizient zur Zielerreichung bei. Urs\u00e4chlich f\u00fcr die oft noch mangelhafte Software-Unterst\u00fctzung sind oft die historisch bedingte Rolle der Personalabteilung als Verwaltungsinstanz und dem vermeintlichen Risiko einer Software-Einf\u00fchrung.<\/p>\n

Bedeutung der IT-Unterst\u00fctzung<\/h3>\n

Personalentwicklung als reine Verwaltungsaufgabe ist nur ein Kostenverursacher. Die Bedeutung der strategischen Personalentwicklung f\u00fcr die Unternehmensstrategie wird auch heute noch h\u00e4ufig untersch\u00e4tzt, was an der mangelnden Ausformulierung der Strategien sichtbar ist. So ist eine Abstimmung mit der Unternehmensstrategie kaum m\u00f6glich, es wird bestenfalls \u201ahinterher-optimiert\u2018. Qualifizierung ist heute eine dauerhafte Kernaufgabe, keine punktuelle Ma\u00dfnahme. Vorhandenes und ausbauf\u00e4higes Potential nicht zu erkennen ist teuer. Je tiefer das Lernen in einer Organisation verankert ist, je komplexer und zahlreicher Prozesse sind, desto h\u00f6her der Mehrwert professioneller Systeme.<\/p>\n

In der heutigen Wissensgesellschaft ist Know-How ein signifikanter Wettbewerbsfaktor. Personalentwicklung hat eine strategische Bedeutung. HR ist der wichtigste Lieferant f\u00fcr Wissen und Manpower im Unternehmen und tr\u00e4gt so durch Produktivit\u00e4ts und Effizienzsteigerung zur Erreichung der Unternehmensziele bei.<\/p>\n

Software-Einf\u00fchrung \u2013 eine sichere Sache<\/h3>\n

Dass der Einsatz von professioneller Software auch heute zum Teil nur z\u00f6gerlich erfolgt mag zum einen an den antizipierten Kosten liegen, aber auch im Wissen um die Komplexit\u00e4t einer Software-Einf\u00fchrung. Urban Legends von gescheiterten Softwareprojekten sind weitverbreitet. Bei genauerer Untersuchung stellte sich jedoch heraus, dass die Probleme oft in mangelhaften definierten Prozessen und Verantwortlichkeiten sowie schlechtem Projektmanagement zu finden sind. Investitionskosten k\u00f6nnen durch sorgf\u00e4ltige Planung und z\u00fcgige Umsetzung gut kalkuliert werden. Skalierbare L\u00f6sungen tragen zur raschen Amortisierung bei, ebenso wie die enge Zusammenarbeit mit professionellen Anbietern.<\/p>\n

Bildungsmanagement mit IT-Unterst\u00fctzung<\/h3>\n

Die Entlastung der Trainingsverantwortlichen von Routineaufgaben in der Organisation und Kommunikation steht im Vordergrund. Durch Software-Einsatz wird nicht nur der Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch die Qualit\u00e4t des Informationsflusses erh\u00f6ht. Teilautomatisierte Funktionen wie Korrespondenz, Terminplanung und Genehmigungsworkflow begleiten die individuellen Prozesse. Diese Entlastung schafft Ressourcen f\u00fcr konzeptionelle Arbeit, didaktische Konzepte, Qualit\u00e4ts- und Verbesserungsmanagement. Mitarbeiterportale bieten nicht nur Zugang zu Lernplattformen und \u2013inhalten. Mitarbeiterportale verlagern administrative Vorg\u00e4nge wie Anmelde- und Genehmigungsprozesse weg von der Fachabteilung und hin zu den Mitarbeitern. Mitarbeiter werden also aktiv in Prozesse eingebunden was die Identifikation und damit das Engagement in Bildungs- und Changeprozessen positiv beeinflusst.<\/p>\n

Seminarverwaltung ist das \u00fcblicherweise wenig interaktive Herzst\u00fcck. Stammdaten der Mitarbeitern, Kurse, Qualifikationen und Ressourcen aggregieren Informationen. Je akkurater und vollst\u00e4ndiger die Daten, desto besser die Ausgangsbasis f\u00fcr Prozesse und Controlling.<\/p>\n

Prozessunterst\u00fctzung durch Self Service-Portale<\/h3>\n

Die Verschlankung von Verwaltungsprozessen bietet heute Unternehmen jeder Gr\u00f6\u00dfe signifikante Einsparungsm\u00f6glichkeiten. Webportale k\u00f6nnen f\u00fcr unterschiedliche Zielgruppen wie Trainingsadministratoren, Trainer, F\u00fchrungskr\u00e4fte individuelle Funktionspakete bieten . Sowohl Planungsprozessen und Berichtswesen, aber auch Kommunikations- und Genehmigungsworkflows werden unterst\u00fctzt, um einen Mehrwert zu generieren.<\/p>\n

Lern- und Mitarbeiterportalen entlasten HR und Akademie. Durch Mitarbeiter und Manager-Self-Service werden nicht nur Routineaufgaben kontrolliert delegiert. F\u00fchrungskr\u00e4fte als auch Mitarbeiter werden so aktiv in die Prozesse integriert. Dadurch werden die Identifikation und somit auch das Engagement der Beteiligten gest\u00e4rkt. Portall\u00f6sungen muss ein ausf\u00fchrliches und feingranular justierbares Rechtekonzept zugrunde liegen, da hier auch die Belange von Betriebsrat und Datenschutz tangiert werden. Ein erfahrener Software-Anbieter kann hier individuelle L\u00f6sungsvorschl\u00e4ge machen oder kann schon relativ kosteng\u00fcnstig Standards aus einer Funktionsbibliothek anbieten.<\/p>\n

Viele Prozesse im Bildungsbereich drehen sich letztendlich um Kommunikation. Schon in der Planungsphase sind Abstimmungen mit internen und externen Bildungsanbietern, also Akademien, Trainer und Lieferanten f\u00fcr Schulungsmaterial) ein. Prozesse, also wiederkehrende, standardisierte Abl\u00e4ufe, die mehrere Personen und Aufgaben (Aktionen) betreffen, werden durch den Einsatz von passender Software effizienter gestaltet. Einmal richtig aufgesetzt verringern sich Fehlerquoten, also Probleme die zeitintensives Nacharbeiten erfordern um ein Vielfaches.<\/p>\n

Prozessbeispiele im Trainingsumfeld sind vielf\u00e4ltig: Buchungs- und Anmeldeprozesse von Mitarbeitern zu Schulungen k\u00f6nnen komplett von HR erledigt werden. Genehmigungs- und Zertifizierungsprozesse dokumentieren eine nachweisliche Bildungshistorie des Mitarbeiters. Kurse und Trainer werden bewertet, das Feedback zur Qualit\u00e4tssicherung evaluiert.<\/p>\n

Diese administrativen Prozesse lassen sich durch flexible Berechtigungskonzepte moderner Workflow-L\u00f6sungen an F\u00fchrungskr\u00e4fte oder Mitarebeiter delegieren. Automatisierte Vorg\u00e4nge k\u00f6nnen hier entscheidende Entlastung bringen. Ma\u00dfgeblich sind beim Prozessdesign die Nachvollziehbarkeit und die Reproduzierbarkeit. Voraussetzung sind pr\u00e4zise Anforderungsdefinitionen. So kann sich ein klassisches Mitarbeiterportal von der Lernplattform zur integrierten Service-Plattform mit Mehrwert entwickeln.<\/p>\n

Learn-Chain-Management<\/h3>\n

\u00dcber webbasierte Zug\u00e4nge und Verkn\u00fcpfungen zwischen Unternehmen und externen Bildungsanbietern k\u00f6nnen Prozesse auch aufwandsarm unternehmens\u00fcbergreifend koordiniert werden. Beispiele daf\u00fcr sind Bildungsangebote, die externe Trainingszentren nach Absprache mit HR im Intranet unter Integration von Genehmigungsprozessen buchbar machen. Im Hintergrund k\u00f6nnen verschiedenste Routinen der Rechnungsstellung, also Kontingent, Kostenstellenverrechnung etc. installiert werden. Selbst Bieterverfahren unterschiedlicher Trainingsanbietern k\u00f6nnten im Intranet realisiert werden um eine Wettbewerbssituation im Bem\u00fchen um beste Trainingsqualit\u00e4t herzustellen. Auch unternehmens\u00fcbergreifende Feedbackauswertungen zur Qualit\u00e4tssicherung k\u00f6nnen basierend auf flexiblen Rechtekonzepten von mehreren Instanzen eingesehen werden. Das hei\u00dft<\/span>, dass auch F\u00fchrungskr\u00e4fte oder HR Fragestellungen in die Feedbackb\u00f6gen des externen Trainingszentrums einbringen und Auswertungen erstellen k\u00f6nnen. Daran wird dann auch die unternehmens\u00fcbergreifende Zusammenarbeit gemessen. Die Akademien profitieren von der h\u00f6heren Kundenbindung und der engeren Zusammenarbeit eines internen Marktplatzes.<\/p>\n

Bildungscontrolling<\/h3>\n

Um zu wissen ob der Trainingsbetrieb zielorientiert l\u00e4uft werden Daten erhoben und ausgewertet. Durch kontinuierliches Monitoring kann gepr\u00fcft werden, ob Ma\u00dfnahmen zum Erfolg f\u00fchren. Dabei werden verschiedene Ebenen zu betrachtet. Daten zu <\/a>Auslastung, Qualit\u00e4t und Tests werden den Zielvorgaben gegen\u00fcberstellt. Soll-\/Ist Status der Bildungsma\u00dfnahmen werde je nach Verwendungszweck in unterschiedlicher Granularit\u00e4t ausgewertet. So k\u00f6nnen Fehlentwicklungen und Verbesserungspotentiale erkannt werden. Es liegt auf der Hand, dass kontinuierliche Datenerhebung durch IT schnell und problemlos erhoben, bei Bedarf anonymisiert und ausgewertet werden k\u00f6nnen. St\u00e4ndige Begleitung erm\u00f6glicht eine zeitnahen Neuausrichtung bei strategischen Kurswechseln, die in Unternehmen durch innere oder \u00e4u\u00dfere Einfl\u00fcsse notwendig werden k\u00f6nnen. Software f\u00fcr Bildungsmanagement und Seminarverwaltung bietet heute schon im Standard hunderte von Berichten, die auf Knopfdruck z.B. in MS Excel zur Weiterverarbeitung zur Verf\u00fcgung zu stehen.<\/p>\n

Technologie<\/h3>\n

Die Studie 278 \u201aHR Software 2015\u2018 von SoftSelect[2] hat aktuelle HR-L\u00f6sungen hinsichtlich ihres technologischen Hintergrundes untersucht. HR-Software wird zumeist in Kombinationen von webbasiert Komponenten und Client-\/Server-Architekturen angeboten. Webbasierte L\u00f6sungen reduzieren Installations- und Wartungskosten und sind durch ihre Kompatibilit\u00e4t browserunabh\u00e4ngig. Bei mobilen Endger\u00e4ten steht die Frage im Raum, f\u00fcr welche administrativen Funktionen das einen Mehrwert darstellt. Die \u00fcblicherweise verwendeten Datenbanken sind MS SQL-Server, Oracle und mySQL und entsprechen damit den technischen M\u00f6glichkeiten aller Unternehmen.<\/p>\n

Die Integration der Seminarverwaltung in die Systemlandschaft erfolgt durch Schnittstellen. Diese bieten die M\u00f6glichkeit des Datenaustausches mit HR oder FiBu. Schnittstellen sind heute leicht zu definieren und bieten eine enorme Effizienzsteigerung durch Verf\u00fcgbarkeit von Informationen und Kommunikationsfluss ohne Medienbr\u00fcche. Mit ihrem Angebot entsprechen die meisten Software-Anbieter deFacto-Standards, die an die IT-Abteilungen keine \u00fcberm\u00e4\u00dfigen Anforderungen stellen.<\/p>\n

Fazit<\/h3>\n

Bildungs- und Talentmanagement im Unternehmen ist in der heutigen Wissensgesellschaft f\u00fcr die Sicherung und den Ausbau der Marktposition essentiell. F\u00fcr eine nachhaltige Unternehmensf\u00fchrung ist aktives Management in strategischer Personal- und Organisationsentwicklung unverzichtbar. IT-Unterst\u00fctzung durch Seminarverwaltungs-Software, Talentmanagement und Bildungscontrolling ist im zielgerichteten Bildungs- und Talentmanagement unabdingbar, um Trainingsprogramme nachvollziehbar und wirtschaftlich im Sinne der Unternehmensstrategie umzusetzen.<\/p>\n

Im eigenen Hause m\u00fcssen Bildungsmanager als strategische Partner erkannt und entsprechend mit Kompetenzen und Finanzen ausgestattet werden. Bei der Einf\u00fchrung einer Software f\u00fcr sollten aber auch die eigenen Prozesse \u00fcberpr\u00fcft und gegebenenfalls zu optimieren. So kann letztendlich der erwartete Mehrwert generiert werden. Die L\u00f6sung liegt hier in der sorgf\u00e4ltigen Analyse der Anforderungen, der Erstellung eines detaillierten Lastenheftes mit richtiger Priorisierung der Anforderungen und der Auswahl eines erfahrenen Partners mit ausgepr\u00e4gter Spezialisierung und viel Erfahrung.<\/p>\n

Literaturverzeichnis<\/h3>\n

Dreyer, A. (2013). Qualit\u00e4tsmodell betrieblichen Bildungs- und Talentmanagements. In D. Bildungspreis, Bildungs- und Talentmanagement – Jahrbuch 2013 <\/em>(S. 17-29). Bonn \/ M\u00fcnchen: EuPD Research, T\u00dcV S\u00dcD Akademie.<\/p>\n

SoftSelect GmbH. (Januar 2015). SoftTrend Studie 278. HR Software 2015<\/em> . Hamburg, Deutschland.<\/p>\n

[1] (Dreyer, 2013)<\/p>\n

[2] (SoftSelect GmbH, 2015)<\/p>\n

\u00dcber die Autorin<\/h3>\n

\"Bouzo\"Annette Bouzo<\/strong> beobachtet als Marketing Manager der Firma SoftDeCC Software GmbH die Entwicklung auf dem Markt f\u00fcr Trainings-Software. Das Produkt TCmanager wird seit \u00fcber 20 Jahren von Trainingsorganisationen jeder Art von Mittelstand bis Weltkonzern erfolgreich eingesetzt.<\/p>\n

Mehr \u00fcber die SoftDeCC Software GmbH<\/a><\/p>\n

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