{"id":3221,"date":"2016-10-17T06:06:14","date_gmt":"2016-10-17T04:06:14","guid":{"rendered":"http:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/?p=3221"},"modified":"2017-01-22T09:45:15","modified_gmt":"2017-01-22T07:45:15","slug":"meine-daten-meine-informationsquelle-wichtige-tipps-fuer-das-reporting","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/meine-daten-meine-informationsquelle-wichtige-tipps-fuer-das-reporting\/","title":{"rendered":"Meine Daten \u2013 meine Informationsquelle: Wichtige Tipps f\u00fcr das Reporting"},"content":{"rendered":"

In welchem Business auch immer Sie t\u00e4tig sind: irgendwann werden Sie das Bed\u00fcrfnis haben, bestehende Daten zu analysieren und aufgrund vorhandener Informationen zu planen. Ich m\u00f6chte Ihnen die zehn wichtigsten Tipps zur Vorbereitung Ihres Reportings geben \u2013 damit Sie gleich bestm\u00f6glich starten:<\/strong><\/p>\n

1 F\u00fchren Sie eine fortlaufende Liste<\/h2>\n

Der beste Aufbau f\u00fcr jede Datenliste ist:<\/p>\n

Eine \u00dcberschriftszeile, in der Sie definieren, welche Information in welche Spalte hineingeh\u00f6rt. Finden Sie eine eindeutige Bezeichnung f\u00fcr jede Spalte \u2013 so kurz wie m\u00f6glich, dabei so aussagekr\u00e4ftig wie n\u00f6tig.<\/p>\n

Eine Zeile pro Datensatz, also pro \u201eDings\u201c, das Sie auflisten wollen. Eine Zeile pro Kunde in der Kundenliste, pro Artikel in der Artikelliste, pro Auftrag in der Auftragsliste, pro Teilnehmer in der Teilnehmerliste, \u2026 Die Liste sollte nach unten offen sein, so dass Sie jederzeit neue Informationen anf\u00fcgen k\u00f6nnen.<\/p>\n

2 Eine Information pro Spalte<\/h2>\n

Teilen Sie Ihre Daten so auf, dass nur eine Information in jeder Spalte steckt. Besser als eine Spalte Name sind also zwei Spalten: Vorname und Nachname; besser als eine Spalte Adresse sind vier Spalten mit Stra\u00dfe+Hausnummer, Land, Postleitzahl und Ort. Warum? Zusammenf\u00fchren ist mit jeder Technologie einfacher als nachtr\u00e4gliches Trennen.<\/p>\n

3 Daten eindeutig kennzeichnen<\/h2>\n

Zu jedem Datensatz geh\u00f6rt eine eindeutige Kennzeichnung, damit Sie diesen identifizieren k\u00f6nnen. Das kann eine Artikelnummer sein, eine Rechnungsnummer, ein Mitarbeiterk\u00fcrzel, \u2026 Zumeist erkennen Sie das an den vorhandenen Daten. Wenn Sie nichts Passendes finden (ein Name ist zum Beispiel ungeeignet \u2013 wie viele Menschen namens M\u00fcller kennen Sie?), dann vergeben Sie doch einfach eine laufende Nummer \u2013 das erh\u00f6ht sogar die Flexibilit\u00e4t.<\/p>\n

4 ID-Spalten nach links<\/h2>\n

Beginnen Sie beim Aufbau Ihrer Liste links mit den Spalten, die f\u00fcr die Identifikation Ihrer Datens\u00e4tze wichtig sind. Also mit der Artikelnummer, dem Autokennzeichen, der fortlaufenden Nummer, … Danach lassen Sie die anderen Daten folgen.<\/p>\n

5 Keine Zwischenergebnisse<\/h2>\n

F\u00fchren Sie eine Rohdatenliste. Einfach ein Datensatz nach dem anderen. Das Zusammenfassen nach Jahren, Auftr\u00e4gen, Seminaranbietern, Produktionsst\u00e4tten, \u2026 erledigen Sie in Folge mit daf\u00fcr geeigneten Werkzeugen. Diese f\u00fchlen sich durch eingeschobene Ergebniszeilen gest\u00f6rt.<\/p>\n

6 Keine Leerzeilen<\/h2>\n

Auch, wenn es manchmal h\u00fcbscher auss\u00e4he: f\u00fcgen Sie keine leeren Zeilen ein. Sie erh\u00f6hen massiv die Fehlerwahrscheinlichkeit und erschweren das sp\u00e4tere Zusammenfassen. Wir sind beim Daten erfassen, nicht beim Reporting \u2013 da muss nichts h\u00fcbsch aussehen :-).<\/p>\n

7 Klassifizieren ist besser als trennen<\/h2>\n

Wenn Sie sowohl dauerhaft als auch einmalig Artikel im Angebot haben, f\u00fchren Sie eine Liste und kennzeichnen Sie den Artikel in einer eigenen Spalte als dauerhaft bzw. einmalig. Wenn Sie \u00fcber mehrere Jahre hinweg Daten sammeln, dann f\u00fcgen Sie eine Spalte Jahr ein, anstatt pro Jahr eine neue Liste anzulegen. F\u00fchren Sie eine Spalte Standort statt eine Liste je Standort.<\/p>\n

8 Rechnen LASSEN<\/h2>\n

Erfassen Sie nur Grunddaten. So wenige wie n\u00f6tig. Alles, was sich berechnen l\u00e4sst, soll der Computer machen. Erfassen Sie z.B. den Nettopreis und den Steuersatz. Die Steuer und den Bruttopreis soll bitte der Computer ausrechnen, dazu haben Sie ihn ja gekauft. Ansonsten k\u00f6nnen Fehler passieren wie z.B. die Eingabe von Nettopreis 100,- Steuersatz 10%, Bruttopreis 120,- Was davon nun falsch ist, l\u00e4sst sich nur durch Nachtelefonieren herausfinden, nicht aber aufgrund der Daten. Und: es muss Ihnen \u00fcberhaupt erst einmal auffallen!<\/p>\n

9 Eine Liste pro \u201eDings\u201c<\/h2>\n

Jetzt teilen wir unsere Listen doch noch auf \u2013 Achtung, dieser Schritt ist wichtig! F\u00fchren Sie zum Beispiel Buch \u00fcber die Kundengespr\u00e4che, die Ihre Mitarbeiter f\u00fchren, dann haben Sie schnell eine Liste, die so \u00e4hnlich aussieht:<\/p>\n

\"Liste\"<\/p>\n

Das Problem damit: Daten sind mehrfach vorhanden. Die Kundin Amalie Klein<\/em> mit der Nummer 1<\/em> zieht nun um \u2013 dann m\u00fcssen Sie Ihre Adresse verl\u00e4sslich in der ganzen Liste \u00e4ndern, sonst funktionieren Ihre Auswertungen nicht mehr. Oder Ihre Mitarbeiterin, Frau Andrea Schmidt<\/em>, heiratet Herrn Zwirn<\/em>. \u00c4ndern Sie also Schmidt<\/em> in Zwirn<\/em>, allerdings nur bei Andrea<\/em> \u2013 Yvonne Schmidt<\/em> kennt Herrn Zwirn<\/em> nicht einmal.<\/p>\n

Hier brauchen wir also besser drei Listen: eine f\u00fcr die Mitarbeiter, eine f\u00fcr die Kunden, und eine f\u00fcr die Kontaktaufnahmen:<\/p>\n

\"kontaktaufnahme1\"<\/p>\n

\"kontaktaufnahme2\"<\/p>\n

\"kontaktaufnahme3\"<\/p>\n

In der Kontaktaufnahmenliste erfolgt der Verweis auf den Kunden \u00fcber die Kundennummer, auf den Mitarbeiter \u00fcber das Mitarbeiterk\u00fcrzel \u2013 die jeweilige eindeutige Kennzeichnung. Wir haben damit Beziehungen zwischen den Tabellen erstellt. Sp\u00e4ter zusammenf\u00fchren geht immer noch.<\/p>\n

10 Falls Sie die Datensammlung in Excel umsetzen, dann:<\/h2>\n

Stellen Sie mit ANSICHT > Fenster > Fenster fixieren > Fenster fixieren sicher, dass Sie die ID und die \u00dcberschrift beim Scrollen behalten.<\/p>\n

\"datensammlung\"<\/p>\n

Verzichten Sie auf \u201eSch\u00f6nheit\u201c – vermeiden Sie START > Ausrichten > Verbinden und Zentrieren > Verbundene Zellen. Die machen Ihre Liste zwar \u201esch\u00f6ner\u201c, schr\u00e4nken Sie aber im Umgang damit immer wieder ein \u2013 oft so sehr, dass Sie gew\u00fcnschte Auswertungen gar nicht machen k\u00f6nnen.<\/p>\n

\"fehleingaben\"<\/p>\n

Verhindern Sie Fehleingaben \u2013 schr\u00e4nken Sie die Eingabem\u00f6glichkeiten f\u00fcr die Benutzer (und sich selbst) mit der DATEN > Datentools > G\u00fcltigkeits\u00fcberpr\u00fcfung ein.<\/p>\n

\"datenueberpruefung\"<\/p>\n

Sch\u00fctzen Sie Ihre Formeln mit Hilfe von \u00dcBERPR\u00dcFEN > \u00c4nderungen > Blatt sch\u00fctzen. Entsperren Sie davor nur die Eingabebereiche mit dem Zellenformat Schutz > Gesperrt > nein.<\/p>\n

\"gesperrt\"<\/p>\n

Sorgen Sie f\u00fcr Konsistenz \u2013 mit START > Formatvorlagen > Als Tabelle formatieren lassen Sie Excel daf\u00fcr sorgen, dass alle Zeilen gleich behandelt werden \u2013 Formatierung, Formeln, \u2026 werden durchgezogen, und Sie k\u00f6nnen sogenannte strukturierte Verweise verwenden. Gleichzeitig werden bei der Auswertung immer alle Daten als Datenquelle herangezogen.<\/p>\n

\"pivottabelle\"<\/p>\n

Jetzt geht\u2019s ans Auswerten: Mit TABELLENTOOLS > ENTWURF > Tools > Mit PivotTable zusammenfassen (wenn Sie den vorigen Schritt angewendet haben) oder mit EINF\u00dcGEN > Tabellen > PivotTable k\u00f6nnen Sie nun die Anzahl der Teilnehmenden an Excel-Seminaren ermitteln, Vorjahresvergleiche anstellen, den Mittelwert der Artikelpreise nach Lieferant ermitteln, ein Ranking der Schadensf\u00e4lle nach H\u00f6he vornehmen, weitere Elemente oder Felder berechnen, … Pivot ist ein sehr m\u00e4chtiges Tool, und wenn Ihnen das nicht gen\u00fcgt, dann gibt\u2019s noch PowerPivot (nur f\u00fcr bestimmte Versionen).<\/p>\n

\"umsatz\"<\/p>\n

Zu guter Letzt: Integrieren Sie Daten aus mehreren Tabellen – Sie k\u00f6nnen zum Beispiel auf die Kundendaten mittels SVERWEIS-Funktion zugreifen, wenn Sie die Kundennummer als Schl\u00fcssel verwenden. In den neuesten Versionen steht Ihnen zus\u00e4tzlich die M\u00f6glichkeit offen, Daten aus mehreren Tabellen \u00fcber PIVOTTABLETOOLS > ANALYSIEREN > Berechnungen > Beziehungen miteinander zu verkn\u00fcpfen, also ein Datenmodell zu erstellen. Die Tabellen m\u00fcssen dazu nicht einmal alle in derselben Arbeitsmappe sein, sie k\u00f6nnen sogar aus externen Nicht-Excel-Datenquellen stammen. Nur gut vorbereitet m\u00fcssen Sie sein \u2013 aber wie das geht, wissen Sie jetzt ja.<\/p>\n

\"beziehungen-verwalten\"<\/p>\n

\u00dcber die Autorin:<\/h3>\n

\"Katharina_Schwarzer\"Ing. Katharina Schwarzer<\/strong> ist selbst\u00e4ndige EDV-Dienstleisterin mit Microsoft-Partnerunternehmen-Status; Herstellerin individueller L\u00f6sungen, Coach und Trainerin seit 1988.<\/p>\n

Weitere Informationen \u00fcber Ing. Katharina Schwarzer<\/a><\/p>\n