{"id":358,"date":"2012-08-02T11:33:13","date_gmt":"2012-08-02T09:33:13","guid":{"rendered":"http:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/?p=358"},"modified":"2017-01-22T09:53:33","modified_gmt":"2017-01-22T07:53:33","slug":"projektmanagement-ziel-und-auftragsklaerung-in-projekten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/projektmanagement-ziel-und-auftragsklaerung-in-projekten\/","title":{"rendered":"Projektmanagement – Ziel- und Auftragskl\u00e4rung in Projekten"},"content":{"rendered":"

Viele Projekte nehmen nicht den gew\u00fcnschten Verlauf, weil die Projektbeteiligten vorab nicht sauber kl\u00e4ren: Was ist der konkrete Auftrag? Und: Welche Ziele sollen (nicht) erreicht werden?<\/strong><\/p>\n

Montagmorgen, in einem Industrieunternehmen. Herr Meier, Projektleiter in der Produktentwicklung, trifft Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer Huber im Foyer. Huber sagt zu Meier: \u201eGut, dass ich Sie treffe. Am Wochenende hatte ich eine Idee f\u00fcr ein neues Produkt. Ich wei\u00df noch nicht genau was und wie, aber wir m\u00fcssen da was entwickeln. Damit kommen wir ganz gro\u00df raus \u2013 national und international…. Seien Sie bitte so gut und \u00fcbernehmen Sie das Thema.\u201c Danach verschwindet Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer Huber in seinem B\u00fcro.<\/p>\n

Und Herr Meier? Pflichtbewusst engagiert er sich gleich nach dem Gespr\u00e4ch f\u00fcr ein gut qualifiziertes Projektteam (bestehend aus einem Vertriebler, Eink\u00e4ufer, Qualit\u00e4tsmanager, Controller, Entwicklungsingenieur und Konstrukteur) und nach einigem Hin und Her bekommt er es auch bewilligt. Schlie\u00dflich kam der Arbeitsauftrag ja von ganz oben.<\/p>\n

Das neu formierte Team startet seine Arbeit lehrbuchm\u00e4\u00dfig mit einem Projekt-Kick-Off, in dem es erste grobe Meilensteine der Produktentwicklung diskutiert. Danach beginnt das Team das Thema zu bearbeiten. Gemeinsam versuchen die Beteiligten umzusetzen, was Herr Meier in dem kurzen Gespr\u00e4ch mit dem Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer im Foyer verstand. So richtig begriffen, was er tun soll, hat er zwar nicht. Dasselbe gilt f\u00fcr seine Teamkollegen. Aber der Arbeitsauftrag kam von der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung. Also hat er h\u00f6chste Priorit\u00e4t. Und dumme Frage stellt man in solchen Situationen nicht, und schon gar nicht \u00e4u\u00dfert man Zweifel \u2013 zum Beispiel bez\u00fcglich der technischen Umsetzbarkeit.<\/p>\n

Vier Monate sp\u00e4ter. Der anf\u00e4ngliche Elan ist mittlerweile einer allgemeinen Lustlosigkeit und tiefen Frustration gewichen. Denn das Projekt schreitet nicht wie erhofft voran. Und trotz lehrbuchm\u00e4\u00dfigem Vorgehen erzielt das Team die gew\u00fcnschten Ergebnisse nicht. Zumindest signalisiert dies die Gesch\u00e4ftsleitung Projektleiter Meier immer wieder.<\/p>\n

Nicht vorschnell ja sagen <\/strong><\/h3>\n

Solche Prozesse beobachtet man in Unternehmen regelm\u00e4\u00dfig. Immer wieder werfen in ihnen Auftraggeber irgendwelche Projekte als erste Idee \u00fcber den Zaun. Und h\u00e4ufig f\u00e4ngt ein noch recht unerfahrener Projektleiter die nebul\u00f6se Projektwolke auf und legt, ohne weiter nachzufragen, los. Die Folge: Er wird fortan seines (Projekt-)Lebens nicht mehr froh \u2013 unter anderem weil seinem Auftraggeber die pr\u00e4sentierten L\u00f6sungsideen oder bereits umgesetzten L\u00f6sungen nicht zusagen. \u201eSo hatte ich mir das nicht vorgestellt.\u2026\u201c<\/p>\n

Deshalb gilt vor einem offiziellen Projektbeginn und der \u00dcbernahme einer Projektleiterfunktion die Maxime: Kein Projektstart ohne ausf\u00fchrliche Ziel- und Auftragskl\u00e4rung. Denn f\u00fcr ein Schiff, das seinen Zielhafen nicht kennt, weht kein Wind g\u00fcnstig und ist keine Route richtig. Nachfolgend einige Tipps, wie Sie solche Pannen vermeiden, wenn Ihnen ein Projektauftrag erteilt wird.<\/p>\n

1. Bitten Sie Ihren Auftraggeber um ein Auftragskl\u00e4rungsgespr\u00e4ch.<\/strong><\/p>\n

Nehmen Sie keinen Auftrag zwischen T\u00fcr und Angel an. Bestehen Sie auf ein ausf\u00fchrliches pers\u00f6nliches Gespr\u00e4ch mit Ihrem Auftraggeber und nehmen Sie ihn in die Pflicht. Nur so sind Sie in der Lage, seine Beweggr\u00fcnde, Ideen und Vorstellungen zu verstehen.<\/strong><\/strong><\/strong><\/p>\n

2. Lassen Sie sich die Hintergr\u00fcnde und Ausl\u00f6ser erl\u00e4utern.<\/strong><\/p>\n

Im pers\u00f6nlichen Gespr\u00e4ch sollten Sie sich als erstes die Beweggr\u00fcnde und die Ausgangssituation der Idee beziehungsweise des potenziellen Projekts erkl\u00e4ren lassen. So verstehen Sie den Kontext, in dem das Projekt durchgef\u00fchrt wird, besser und bekommen wichtige Informationen zu Rahmenbedingungen und m\u00f6glichen externen Einflussfaktoren.<\/strong><\/p>\n

<\/strong>3. Definieren Sie mit dem Auftraggeber messbare Ziele.<\/strong><\/p>\n

Ein Projekt ist erst beendet, wenn die Projektziele erreicht sind und der Auftraggeber den Projektleiter von seinen Aufgaben entbunden hat. Um dies realisieren zu k\u00f6nnen, ist n\u00f6tig, zu Beginn die Ziele zu definieren \u2013 auch damit Sie wissen, was von Ihnen konkret erwartet wird. Achten Sie dabei auf eindeutige und messbare Zieldefinitionen. Denn nur dann kann am Ende \u00fcberpr\u00fcft werden, ob Sie die Ziele erreicht haben.<\/strong><\/p>\n

<\/strong>4. Legen Sie gemeinsam fest, was nicht zum Projekt geh\u00f6rt.<\/strong><\/p>\n

Mindestens ebenso wichtig wie die Projektzieldefinition ist das Abgrenzen zu den Nicht-Projektzielen und Nicht-Projektinhalten. Dieser Schritt hilft Ihnen Punkt 3. noch weiter zu sch\u00e4rfen und besser heraus zu arbeiten.<\/strong><\/p>\n

<\/strong>5. Dokumentieren Sie das Vorhaben in einem Projektideensteckbrief.<\/strong><\/p>\n

Wer schreibt der bleibt! <\/strong>Diese Regel gilt auch in Projekten. Halten Sie die unter 1. bis 4. diskutieren Ergebnisse fest. Dies hilft Ihnen zum einen nochmals zu pr\u00fcfen, ob Sie alle wichtigen Infos haben oder noch L\u00fccken bestehen. Zum anderen ist dies eine einfache Methode, um zusammen mit dem Auftraggeber zu pr\u00fcfen, ob Sie den Auftrag wirklich verstanden haben. Auch wenn es sehr formalistisch klingen mag: Lassen Sie sich Ihren Projektideensteckbrief beziehungsweise Ihr Projektantragsformular vom Auftraggeber unterschreiben. So versichern beide Seiten, der Projektleiter und der Auftraggeber, dass sie zu den festgehaltenen Informationen stehen.<\/strong><\/p>\n

<\/strong>6. Legen Sie regelm\u00e4\u00dfige Abstimmungsrunden mit dem Auftraggeber fest.<\/strong><\/p>\n

\u00c4nderungen und neue Erkenntnisse sind in Projekten an der Tagesordnung. So kann es sein, dass die urspr\u00fcnglich gesammelten Informationen im Projektideensteckbrief beziehungsweise -antragsformular veralten und einer Aktualisierung bed\u00fcrfen. Sorgen Sie also daf\u00fcr, dass Sie auch nach dem Initialgespr\u00e4ch in enger pers\u00f6nlicher Abstimmung mit Ihrem Auftraggeber sind, um Missverst\u00e4ndnisse zu vermeiden.<\/p>\n

Ber\u00fccksichtigen Sie die genannten Punkte zu Beginn jedes Projekts. Erst wenn Sie diesbez\u00fcglich Klarheit haben und Ihre Erkenntnisse dokumentiert und mit dem Auftraggeber abgestimmt sind, ist es sinnvoll, sich solchen Themen wie dem Projekt-Kick-Off, der Risikoanalyse sowie der Machbarkeitsstudie und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu widmen.<\/p>\n

Und noch ein Tipp:<\/strong> Beherzigen Sie die oben formulierten Tipps auch aus Eigeninteresse. Denn wenn ein von Ihnen geleitetes Projekt nicht den von den Auftragsgebern erhofften Verlauf nimmt, wird niemand am Schluss sagen: \u201eDas Projekt fuhr an die Wand, weil wir zu Beginn den Auftrag und die Ziele nicht sauber gekl\u00e4rt haben.\u201c Nein, es wird hei\u00dfen: \u201eDer M\u00fcller (oder die Wagner) hat einen schlechten Job gemacht.\u201c<\/p>\n

\u00dcber den Autor:<\/h3>\n

\"Krones,Daniel Krones (MBA)<\/strong> arbeitet als Berater f\u00fcr die Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal. Er ist auf das Themenfeld Projektmanagement spezialisiert und begleitet Unternehmen im nationalen und internationalen Kontext bei der Einf\u00fchren eines professionellen Projektmanagements und beim Durchf\u00fchren von Projekten.<\/p>\n