{"id":527,"date":"2013-02-11T16:14:43","date_gmt":"2013-02-11T14:14:43","guid":{"rendered":"http:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/?p=527"},"modified":"2017-01-22T09:07:41","modified_gmt":"2017-01-22T07:07:41","slug":"einfuehrung-von-trainings-software-was-ist-zu-beachten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/einfuehrung-von-trainings-software-was-ist-zu-beachten\/","title":{"rendered":"Einf\u00fchrung von Trainings-Software – Was ist zu beachten?"},"content":{"rendered":"

Strategische Personalentwicklung zielgerichtet und nachweissicher durchf\u00fchren, den Aufwand f\u00fcr Routineaufgaben zu minimieren und st\u00e4ndig den \u00dcberblick \u00fcber den aktuellen Status des Kursportfolios zu behalten ist kein Kinderspiel. Welche Schwerpunkte muss\u00a0 Trainingssoftware heute abbilden um eine Entlastung zu sein, worauf ist bei der Auswahl einer Trainingszentrums-Software zu achten, damit die Einf\u00fchrung der Software erfolgreich ist?<\/strong><\/p>\n

Anforderungsprofil<\/strong><\/h3>\n

Die Anforderungen an die zuk\u00fcnftige Software k\u00f6nnen von Trainingszentrum zu Trainingszentrum stark variieren. Die Erstellung der Anforderungen erzwingt eine Auseinandersetzung mit den Unternehmenszielen, den Prozessen und den internen sowie externen Zielgruppen. Diese sind nicht nur sehr individuell, sondern entwickeln sich auch weiter. Bei der Softwareauswahl m\u00fcssen also nicht nur die ben\u00f6tigten Funktionen zur Verf\u00fcgung stehen, auch zuk\u00fcnftige Anpassungen und eine kontinuierliche, praxisorientierte Weiterentwicklung sollten gegeben sein.<\/p>\n

Personalentwicklung oder Trainingszentrum im Wettbewerb?<\/strong><\/h3>\n

So haben verwandte T\u00e4tigkeitsbereiche ganz unterschiedliche Anforderungen. Bei der Mitarbeiterqualifizierung ist die Abbildung von Qualifikationsprofilen mittels Gap-Analyse sowie die Systemintegration, d.h. der Datenaustausch mit anderen IT-Systemen wie HR oder Finanz-Software ein zentrales Thema. Trainingszentren im Wettbewerb ben\u00f6tigen dagegen Funktionen zur Rechnungsstellung und CRM-Funktionen um ihr Business professionell auszubauen. Nicht viele Produkte k\u00f6nnen beide Anspr\u00fcche bedienen. Auch Mischformen, wie das Training von Handelspartnern oder Zulieferern m\u00fcssen mitunter abgebildet werden. Dabei muss die Software dann typischerweise beide Abrechnungsarten, also Kostenzuweisung auf Kostenstellenebene und externe Rechnungsstellung abbilden k\u00f6nnen.<\/p>\n

Der richtige Zeitpunkt<\/strong><\/h3>\n

Wann ist der richtige Zeitpunkt gekommen um als Trainingszentrum in professionelle Seminarverwaltungs-Software zu investieren?<\/p>\n

Dabei ist nicht allein die reine Zahl der Buchungen pro Jahr ausschlaggebend oder die Anzahl der Verantwortlichen im Buchungsb\u00fcro. Ein weiterer signifikanter Faktor ist vielmehr die Komplexit\u00e4t der abzubildenden Prozesse.\u00a0 Je mehr das Team durch Software-Unterst\u00fctzung von Routineaufgaben wie Schriftverkehr oder Materialbestellungen entlastet wird, desto mehr k\u00f6nnen sich die Verantwortlichen auf ihr Kerngesch\u00e4ft \u2013 n\u00e4mlich die Organisation von Wissenstransfer \u2013 konzentrieren. Auch Umstrukturierungen und Neuausrichtung von Prozessen, beispielsweise notwendig geworden durch Fusionen oder Erg\u00e4nzung der Kernkompetenzen k\u00f6nnen ein guter Zeitpunkt sein um die Organisation des Trainingsgesch\u00e4fts neu professionell aufzusetzen.<\/p>\n

Klassisches Seminarmanagement<\/strong><\/h3>\n

Auf den ersten Blick ist Seminarverwaltung eine simple Sache. Ressourcenkomponenten wie R\u00e4ume, Trainer und Equipment m\u00fcssen nach Ort und Zeit koordiniert zur Verf\u00fcgung stehen. Kurstermine m\u00fcssen geplant, den Teilnehmern mitgeteilt und abgerechnet werden. Doch was wenn eine der Ressourcen beispielsweise ein Trainer nicht zur Verf\u00fcgung steht. Wenn Teilnehmergruppen eines Kurses zu Gruppenarbeiten auf verschiedene R\u00e4ume verteilt werden oder Teile des Schulungsequipments zeitgleich in einem anderen Kurs ben\u00f6tigt werden? Sobald Ressourcen mit Engp\u00e4ssen koordiniert werden m\u00fcssen, Kurselemente freiwillig oder verpflichtend sind oder in einer bestimmten Reihenfolge zu absolvieren sind empfiehlt sich Softwareunterst\u00fctzung um den \u00dcberblick zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n

Qualit\u00e4tsmanagement und Kursevaluation<\/strong><\/h3>\n

Um die Angebotsqualit\u00e4t und Kundenzufriedenheit sicherzustellen\u00a0 werden \u00fcblicherweise am Ende eines Trainings Feedbackb\u00f6gen an die Teilnehmer verteilt oder online zur Verf\u00fcgung gestellt. Diese m\u00fcssen zun\u00e4chst erstellt werden. Inhaltsbestandteile variieren je nach Kurs. Wie jedoch k\u00f6nnen unterschiedliche Bewertungsb\u00f6gen dennoch vergleichbar gemacht werden und sinnvolle aussagekr\u00e4ftige Ergebnisse liefern? Auch dies ist eine nicht unwesentliche Funktion, die in modernen Seminarverwaltungs-Systemen den Anwender im Trainingszentrum entlastet.<\/p>\n

Online-Komponenten im Wandel<\/strong><\/h3>\n

Noch vor ein paar Jahren w\u00e4hnte man auch LMS-Funktionen wie Chats, Blogs und Foren als wichtige Anforderungen. Heute werden Arbeitsgruppen und Tutorenbetreuung aber zumeist auf Kommunikations-Plattformen unb\u00fcrokratisch und offen f\u00fcr alle abgebildet. Dennoch sind integrierte online-Elemente wie WBTs oder online-Tests aus der modernen Bildungslandschaft nicht mehr wegzudenken.<\/p>\n

Kunden- \/ Mitarbeiterportale<\/strong><\/h3>\n

Vielmehr sind heute sichere Buchungsportale von Bedeutung, die sowohl f\u00fcr externe Kunden als auch f\u00fcr Mitarbeiter bei denen Interessenten selber ihre Buchungen vornehmen. Mitarbeiter k\u00f6nnen\u00a0 ihren Bildungsbedarf jederzeit abrufen um ben\u00f6tigte Qualifikationen\u00a0 rechtzeitig erwerben um weiterhin auf dem aktuellen Bildungsstand und damit produktiv einsetzbar zu sein.\u00a0 Die Kommunikation wie Buchungsbest\u00e4tigungen, Anfahrtsskizzen oder weiterf\u00fchrende Information versendet der teilautomatisierte Schriftverkehr auf Wunsch sicher und schnell per Email. Ganz unabh\u00e4ngig davon , ob es sich um Pr\u00e4senzveranstaltungen handelt oder online-Komponenten wie WBTs oder Tests handelt. Interne Genehmigungsprozesse k\u00f6nnen so mit dem Bildungsbegehr des Mitarbeiters angesto\u00dfen werden.<\/p>\n

Management-Self-Service<\/strong><\/h3>\n

F\u00fchrungskr\u00e4fte m\u00fcssen oft die Buchungen Ihrer Mitarbeiter genehmigen oder den Fortschritt komplexer Bildungsprojekte\u00a0 im Auge behalten. Daf\u00fcr m\u00f6chten die Verantwortlichen Statusmeldungen und ToDos zug\u00e4nglich haben um zeit- und ortsunabh\u00e4ngig informiert zu sein und agieren zu k\u00f6nnen.<\/p>\n

Trainerportal<\/strong><\/h3>\n

Jederzeit aktuelle Informationen \u00fcber die Verf\u00fcgbarkeit von Trainern sind f\u00fcr Trainingsorganisationen von essentieller Bedeutung. In Trainerportalen k\u00f6nnen Trainer vollumf\u00e4nglich ihre Urlaubs- und Sperrzeiten eingeben, ihre Trainingsschwerpunkte und Kontaktdaten hinterlegen. F\u00fcr das Buchungsb\u00fcro ist somit \u201adie Ressource Trainer\u2018 zuverl\u00e4ssig planbar.<\/p>\n

Content Management System\u00a0 kombiniert mit Seminarverwaltung<\/strong><\/h3>\n

Um Webinhalte immer aktuell pflegen zu k\u00f6nnen und ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild zu gew\u00e4hrleisten muss ein Anwender heute nicht mehr komplizierte HTML-Codes bew\u00e4ltigen. Open Source Systeme wie z.B. magnolia\u00ae erlauben \u00fcber gut strukturierte Vorlagen schnelle und problemlose \u00c4nderungen der Website. Optimalerweise wird das CMS mit einer f\u00e4higen Seminarverwaltungs-Software verkn\u00fcpft, die der Webseite jederzeit auf Knopfdruck aktuelle Kurs- und Termindaten zur Verf\u00fcgung stellt. So wird eine zeitaufwendige Doppelerfassung vermieden und das Fehlerpotential deutlich verringert.<\/p>\n

Webservices und Systemintegration<\/strong><\/h3>\n

All diese Funktionen werden heutzutage von modernen und flexiblen Anbietern durch die Technologie der \u201aWebservices\u2018 m\u00f6glich gemacht. Webservices erm\u00f6glichen die Abbildung von automatisierten Prozessen und die Kommunikation unterschiedlicher Anwendungen miteinander. Die nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft, seien dies nun andere Software-Programme oder Datenbanken muss auch bei mehreren Firmenstandorten m\u00f6glich sein um Ergebnisse zentral verf\u00fcgbar zu machen. Dazu geh\u00f6ren auch diverse Schnittstellen zum\u00a0 sicheren Datenaustausch, die pr\u00e4zise definiert werden m\u00fcssen.<\/p>\n

Informationsaustausch<\/strong><\/h3>\n

Seri\u00f6se Anbieter bieten daher sowohl ausf\u00fchrliche pers\u00f6nliche Beratung schon vor dem Kauf an. Fragen Sie auch nach einer Testinstallation mit \u00dcbernahme firmeneigener Daten an. Nur so k\u00f6nnen Sie aussagekr\u00e4ftige Testszenarien anhand der tats\u00e4chlich vorliegenden Bedarfe durchspielen.<\/p>\n

Referenzkunden des Software-Anbieters stellen eine ganz besondere pers\u00f6nliche Empfehlung dar. Mitunter ist eine Kontaktaufnahme schon in der Anbahnungsphase m\u00f6glich, so dass man sich nicht nur \u00fcber das Produkt, sondern auch \u00fcber die Servicequalit\u00e4t und Zusammenarbeit mit dem Anbieter informieren kann, welche gerade in der Einf\u00fchrungsphase eine signifikante Rolle spielt.<\/p>\n

Doch auch nach der Einf\u00fchrung sollte ein Informationsaustausch zwischen den Anwendern \u00fcber m\u00f6gliche Weiterentwicklungen und aktuelle Anwendungsszenarien vom anbietenden Unternehmen gef\u00f6rdert werden.<\/p>\n

Fazit<\/strong><\/h3>\n

Sich pauschal f\u00fcr irgendein System \u201aout of the box\u2018 zu entscheiden und zu hoffen, dass die ben\u00f6tigten Funktionen zum\u00a0 Gro\u00dfteil verwendbar sind ist\u00a0 ein Hasardspiel, was sich leicht zu einem Debakel auswachsen kann.<\/p>\n

Sinnvoller und auch zukunftssicher sind vielseitig konfigurierbare Standardsoftware-Produkte die mitwachsen oder bei ver\u00e4nderten Bedarfen anpassbar sind und nicht komplett ausgetauscht werden m\u00fcssen. So bleiben Sie flexibel und agieren wirtschaftlich. Unabdingbar ist letztendlich vor allem Klarheit \u00fcber den eigenen Bedarf.<\/p>\n

\u00dcber die Autorin<\/h3>\n

\"Wichlajew\"Annette Bouzo<\/strong> beobachtet als Marketing Manager der Firma SoftDeCC Software GmbH die Entwicklung auf dem Markt f\u00fcr Trainings-Software. Das Produkt TCmanager wird seit \u00fcber 20 Jahren von Trainingsorganisationen jeder Art von Mittelstand bis Weltkonzern erfolgreich eingesetzt.<\/p>\n

Mehr \u00fcber die SoftDeCC Software GmbH<\/a><\/p>\n