{"id":7784,"date":"2021-11-09T10:25:39","date_gmt":"2021-11-09T08:25:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/?p=7784"},"modified":"2021-09-27T13:31:37","modified_gmt":"2021-09-27T11:31:37","slug":"agile-verwaltung-ein-paradoxon","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/agile-verwaltung-ein-paradoxon\/","title":{"rendered":"Agile Verwaltung: ein Paradoxon?"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Der Verwaltung, speziell der \u00f6ffentlichen, haftet der Ruf \u201eunflexibel\u201c an. Doch sie agiert meist in einem komplexen, von Interessengegens\u00e4tzen gepr\u00e4gten Umfeld. Zudem muss sie zahlreiche Vorgaben beachten. Das erschwert ein agiles Arbeiten.<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Eine funktionierende Verwaltung ist das R\u00fcckgrat jeder (Profit- und Non-Profit-)Organisation, denn: Ohne sie<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>st\u00fcnden ihre Mitarbeiter bald ohne Arbeitsmittel da (Einkauf),<\/li>\n<li>w\u00e4ren die Kassen ihres Arbeitgebers schnell leer (Rechnungswesen),<\/li>\n<li>h\u00e4tte die Organisation bald nur noch unzufriedene Kunden (Kundenbetreuung),<\/li>\n<li>bek\u00e4me diese schnell Probleme mit den Steuerbeh\u00f6rden (Controlling),<\/li>\n<li>w\u00fcrde den Mitarbeitern nicht regelm\u00e4\u00dfig ihr Gehalt gezahlt (Personalwesen),<\/li>\n<li>\u2026\u2026.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Die Verwaltung ist sozusagen das Korsett, das jede Organisation zusammenh\u00e4lt und ihr Funktionieren garantiert.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Verwaltungen m\u00fcssen Dinge zuverl\u00e4ssig abarbeiten<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Aufgrund dieser Funktion k\u00f6nnen Verwaltungen nie so flexibel agieren wie zum Beispiel die IT- und Forschungsbereiche von Unternehmen, die, wenn \u00fcber das Thema \u201eSteigerung der Agilit\u00e4t\u201c gesprochen wird, meist als Paradebeispiele hierf\u00fcr genannt werden, denn: Letztere bilden, um im Bild zu bleiben, nicht das R\u00fcckgrat, sondern die Arme und Beine einer Organisation \u2013 also deren Extremit\u00e4ten. Das hei\u00dft: Ihre Existenz ist keine Grundvoraussetzung f\u00fcr das \u00dcberleben einer Organisation. Das beweist die Tatsache, dass viele Unternehmen ohne eigene IT- sowie Forschungs- und Entwicklungsabteilung existieren.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Trotzdem muss auch die Verwaltung eine gewisse Flexibilit\u00e4t bzw. Agilit\u00e4t aufweisen. Sie darf nicht so verkn\u00f6chern, dass sich nicht mehr zeitnah auf neue Herausforderungen und ver\u00e4nderte Rahmenbedingungen reagieren kann. Das hat die Corona-Zeit gezeigt, in der die Verwaltungen der meisten Organisationen sehr flexibel auf Ver\u00e4nderungen im Umfeld reagieren mussten \u2013 und dies zumeist auch taten. Und zwar, obwohl sie<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>selbst in der Regel in ein starres Korsett von Vorgaben \u2013 nicht nur gesetzlicher Art \u2013 eingebunden sind und<\/li>\n<li>oft auf die Zuarbeit anderer Organisationen, Bereiche usw. angewiesen sind.<\/li>\n<\/ul>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Herausforderung: flexibel auf Ver\u00e4nderungen reagieren<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Das hei\u00dft, die meisten Verwaltungen sind besser als ihr Ruf. Trotzdem stehen auch sie vor der Herausforderung, ihre Agilit\u00e4t zu erh\u00f6hen. Denn die Rahmenbedingungen ihres Handels \u00e4ndern sich immer rascher; ebenso die W\u00fcnsche ihrer Kunden. Diese erwarten von einer \u201efunktionierenden Verwaltung\u201c heute nicht nur, dass sie ihre Anliegen schnell und zuverl\u00e4ssig bearbeitet, sondern dabei auch ihre individuellen Bed\u00fcrfnisse ber\u00fccksichtigt. Das setzt au\u00dfer einer Ver\u00e4nderungsbereitschaft der gesamten Organisation, auch eine hohe Flexibilit\u00e4t und ausgepr\u00e4gte Dienstleistungsmentalit\u00e4t ihrer Glieder voraus.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Die Digitalisierung ist kein Allheilmittel<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Doch sollte man die Potenziale, die in der modernen Informations- und Kommunikationstechnik zur Steigerung der Agilit\u00e4t der Verwaltungen ruhen, nicht \u00fcbersch\u00e4tzen, denn: Die in einer Verwaltung erbrachten Leistungen sind oft Leistungen von Menschen f\u00fcr Menschen \u2013 zumindest aus Sicht ihrer Kunden. Sie wollen einen pers\u00f6nlichen Ansprechpartner haben, weshalb zum Beispiel auf fast allen Schreiben der \u00f6ffentlichen Verwaltungen der Name des zust\u00e4ndigen Sachbearbeiters nebst Telefonnummer steht. Deshalb f\u00fchrt bei der gew\u00fcnschten Ver\u00e4nderung kein Weg am Faktor Mensch vorbei. Die Mitarbeiter m\u00fcssen als Mitstreiter gewonnen werden, wenn es darum geht, die Agilit\u00e4t der Verwaltung zu erh\u00f6hen.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Ein zentraler Hemmschuh hierbei ist, dass jede Verwaltung zahlreiche, nicht nur gesetzliche Vorgaben beachten muss. F\u00fcr ihre Leistungserbringung muss es auch standardisierte Verfahren geben, damit es zum Beispiel nicht dem Goodwill des Sachbearbeiters obliegt, ob eine Person oder Organisation eine Leistung erh\u00e4lt. Entsprechend klar umrissen ist zumeist der Entscheidungsspielraum der Sachbearbeiter, weshalb Kunden oft \u00fcber deren \u201eBeamtenmentalit\u00e4t\u201c klagen.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Verwaltungen stehen oft vor Zielkonflikten<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Dabei k\u00e4mpfen die Sachbearbeiter oft mit Problemen, wie sie sich bei der Rechtsprechung aus der Diskrepanz zwischen Recht und Gerechtigkeit ergeben. Da Gesetze und Verordnungen stets allgemeing\u00fcltig sind, k\u00f6nnen sie im Einzelfall dem Gerechtigkeitsgef\u00fchl widersprechen.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">\u00c4hnlich ist es in der Verwaltung. Auch hier w\u00fcrden die Sachbearbeiter im Einzelfall oft gerne vom Standardverfahren abweichen, d\u00fcrfen dies aber nicht oder nur nach R\u00fccksprache \u2013 unter anderem, weil gekl\u00e4rt werden muss:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Handeln wir dann willk\u00fcrlich?<\/li>\n<li>Schaffen wir hierdurch Pr\u00e4zedenzf\u00e4lle?<\/li>\n<li>Wird unsere Entscheidung dann juristisch anfechtbar?<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">F\u00fcr dieses Dilemma gibt es im Verwaltungsbereich oft keine allgemeing\u00fcltige L\u00f6sung. Es sollte den Mitarbeitern aber bewusst sein, wenn der Anspruch lautet, kundenorientiert zu sein. Denn dann k\u00f6nnen im Dialog mit ihnen, Kriterien definiert werden, wann sie im Einzelfall von den allgemeinen Vorgaben abweichen k\u00f6nnen. Und trifft der Mitarbeiter bei der Nutzen- und G\u00fcterabw\u00e4gung dann eine Fehlentscheidung? Dann darf er nicht am Pranger stehen. Vielmehr sollten er und die Organisation hieraus lernen.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Herausforderung: Bew\u00e4ltigung neuer Aufgaben<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Besonders gro\u00df ist der Lern- und Changebedarf meist bei neuen Aufgaben, denn f\u00fcr diese existieren in der Praxis zwar oft schon Vorgaben, aber noch keine Regeln f\u00fcr die Umsetzung. Also muss das ad\u00e4quate Vorgehen erst noch gefunden werden. Das erfordert Zeit! Fehlt diese, weil zum Beispiel ein extrem hoher Handlungsdruck besteht, geraten speziell \u00f6ffentliche Verwaltungen oft an die Grenzen ihrer Belastbarkeit \u2013 auch weil sich dann im \u00f6ffentlichen Diskurs meist Interessengegens\u00e4tze zeigen, die es soweit m\u00f6glich auszutarieren gilt. So gab es w\u00e4hrend der sogenannten \u201eFl\u00fcchtlingskrise\u201c 2015 zum Beispiel B\u00fcrger, die f\u00fcr ein v\u00f6lliges \u00d6ffnen der Grenzen waren, und solche, die forderten: \u201eAlle Grenzen dicht.\u201c<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Noch schwieriger war die Corona-Pandemie zu managen, da mit deren Management anfangs noch jegliche Erfahrung fehlte und aufgrund der sich rasch \u00e4ndernden Rahmendaten immer wieder die Vorgaben angepasst werden mussten. In einer solchen Situation ist faktisch nur ein agiles Projektmanagement m\u00f6glich. Die Entscheider bzw. Verwaltungsorgane m\u00fcssen also aufgrund der jeweils aktuellen Daten immer wieder Versuchsballons starten \u201eKriegen wir so das Problem bzw. die Herausforderung in den Griff?\u201c, dann in Reflexionsschleifen die Zielann\u00e4herung pr\u00fcfen und anschlie\u00dfend bei Bedarf die Ma\u00dfnahmen den Gegebenheiten anpassen \u2013 selbst wenn \u201eNeunmalkluge\u201c eine \u201elangfristige Perspektive\u201c fordern.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Herausforderung: Ver\u00e4nderter Umgang mit Fehlern<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">In der Corona-Krise zeigten die Verwaltungen oft eine erstaunliche Agilit\u00e4t. Dessen ungeachtet unterliefen auch ihnen Pannen \u2013 meist gerade weil sie schnell und \u201eunb\u00fcrokratisch\u201c reagieren mussten. Deshalb sollten sie reflektierten und \u00fcberpr\u00fcfen: Welche Ver\u00e4nderungen sollten sich in unserer Organisation vollziehen, damit wir k\u00fcnftig besser auf neue bzw. unverhofft auftretende Herausforderungen reagieren k\u00f6nnen,<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>mit denen wir noch keine Erfahrung haben und<\/li>\n<li>bei denen wir im Spannungsfeld widerstreitender Interessen stehen?<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Hierf\u00fcr gilt es, au\u00dfer den erforderlichen Strukturen, auch die n\u00f6tige Kultur zu schaffen, denn auffallend ist: Insbesondere bei Herausforderungen, bei denen die Entscheider in den Verwaltungen \u2013 zum Beispiel aufgrund noch fehlender \u00a0Vorgaben von oben \u2013 eher als Gestalter, denn als Verwalter gefragt sind, verhalten diese sich oft eher re- statt pro-aktiv; auch aus Angst vor Fehlern und Kritik.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Dies ist verst\u00e4ndlich, wenn man sieht, wie rasch bei Fehlern der Verwaltung reflexartig die Forderung laut wird \u201eDa m\u00fcssen K\u00f6pfe rollen\u201c. Das hei\u00dft, wenn wir eine agilere Verwaltung wollen, muss sich auch unser Reagieren auf ihre Fehler \u00e4ndern.<\/p>\n<h3 style=\"text-align: justify;\">\u00dcber den Autor:<\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignleft size-thumbnail wp-image-7561\" src=\"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/wp-content\/uploads\/2021\/05\/Bald-Stefan_1MB-120x120.jpg\" alt=\"Bald, Stefan\" width=\"120\" height=\"120\" \/>Stefan Bald<\/strong> arbeitet als F\u00fchrungskr\u00e4fte- und Teamentwickler f\u00fcr die Unternehmensberatung Dr. Kraus &amp; Partner, Bruchsal, die Profit- und Non-Profit-Organisationen u.a. bei Change- und Transformationsprozessen unterst\u00fctzt und begleitet.<\/p>\n<div class=\"shariff shariff-align-flex-start shariff-widget-align-flex-start\"><ul class=\"shariff-buttons theme-round orientation-horizontal buttonsize-medium\"><li class=\"shariff-button facebook shariff-nocustomcolor\" style=\"background-color:#4273c8\"><a href=\"https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https%3A%2F%2Fwww.weiterbildungsmarkt.net%2Fmagazin%2Fagile-verwaltung-ein-paradoxon%2F\" title=\"Bei Facebook teilen\" aria-label=\"Bei Facebook teilen\" role=\"button\" rel=\"nofollow\" class=\"shariff-link\" style=\"; 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