{"id":8095,"date":"2022-04-21T10:54:17","date_gmt":"2022-04-21T08:54:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/?p=8095"},"modified":"2022-04-08T16:20:58","modified_gmt":"2022-04-08T14:20:58","slug":"japanern-heikle-nachrichten-nicht-nur-per-e-mail-uebermitteln","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/japanern-heikle-nachrichten-nicht-nur-per-e-mail-uebermitteln\/","title":{"rendered":"Japanern heikle Nachrichten nicht nur per e-Mail \u00fcbermitteln"},"content":{"rendered":"

Wie kann ich einem Japaner, ohne die Harmonie zu zerst\u00f6ren, kritische Botschaften per Mail vermitteln? Das fragen sich viele Personen, die mit Japanern Gesch\u00e4ftskontakte pflegen. Hilfreich ist hierbei die \u201eHamburger-\u2026\u201c oder \u201eSandwich-Methode\u201c.<\/strong><\/p>\n

\u201eDas Gesicht und die Harmonie wahren\u201c \u2013 dies sind zentrale Ziele beim Umgang von Japanern mit anderen Menschen, denn: Harmonie regelt das gesellschaftliche Leben und ist die Basis des Miteinanders. Dies ist eine Grund\u00fcberzeugung in der japanischen Kultur.<\/p>\n

Schlechte Nachrichten gibt es auch bei einer guten Kooperation<\/h2>\n

Auch in der Arbeitswelt und bei der Zusammenarbeit versuchen die Japaner eine m\u00f6glichst harmonische Atmosph\u00e4re zu schaffen, unter anderem damit gemeinsame Projekte schnell und gut vorankommen. Wird die angestrebte Harmonie gest\u00f6rt, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Im g\u00fcnstigsten Fall hat Ihr japanischer Partner weniger Lust mit Ihnen zu kooperieren. Das verlangsamt die Arbeitsabl\u00e4ufe und erschwert die Zusammenarbeit; im schlimmsten Fall kann die gest\u00f6rte Harmonie zu einem Abbruch der Beziehungen f\u00fchren. Das hei\u00dft, Sie oder Ihr japanischer Partner m\u00fcssen ausgetauscht werden, sofern die Gesch\u00e4ftsbeziehung zwischen ihren Unternehmen fortbestehen soll.<\/p>\n

Deshalb ist das Kommunizieren unangenehmer oder negativer Nachrichten f\u00fcr viele Gesch\u00e4ftsleute in der DACH-Region im Umgang mit Japanern eine gro\u00dfe Herausforderung. Entsprechend h\u00e4ufig wird in Japan-Business-Seminaren gefragt: \u201eWie kann man Kritisches kommunizieren, wenn die Harmonie f\u00fcr Japaner so wichtig ist?\u201c Zu Recht! Denn selbst wenn die Beziehungen zu einem japanischen Gesch\u00e4ftspartner hervorragend sind, gibt es in der Zusammenarbeit hin und wieder Situationen, in denen etwas Unangenehmes kommuniziert werden muss. Zum Beispiel: eine Terminverz\u00f6gerung. Oder Probleme bei der Ein- und Ausfuhr. Oder eine Preissteigerung. Oder technische Probleme bei der Probleml\u00f6sung.<\/p>\n

\u201eDas ist schwierig\u201c bedeutet oft nein<\/h2>\n

Generell gilt: In Japan wird Negatives h\u00e4ufig per E-Mail kommuniziert oder abends beim gemeinsamen Bier. Wundern Sie sich deshalb nicht, wenn kritische oder heikle Themen in Meetings nicht angesprochen \u00a0werden, sondern Sie danach eine E-Mail mit zahlreichen Bedenken der japanischen Seite erhalten. Auch in der m\u00fcndlichen Kommunikation von Negativem treten oft Missverst\u00e4ndnisse und Irritationen auf, da in der japanischen Sprache das Wort Nein (iie<\/em>) selten benutzt wird. M\u00f6chte man \u201eNein\u201c sagen, wird meist das Wort \u201emuzukashii\u201c<\/em> (\u00fcbersetzt \u201eschwierig\u201c) verwendet. Wenn Sie in einem Meeting also von einem Japaner den Satz \u201eit is difficult<\/em>\u201c h\u00f6ren, denken Sie daran: Ihr Gespr\u00e4chspartner m\u00f6chte wahrscheinlich \u201eNein, das will ich nicht\u201c sagen, er tut dies aber aus H\u00f6flichkeits- und Anstandsgr\u00fcnden nicht!<\/p>\n

Doch wie kommuniziere ich nun Kritisches? Ein ehemaliger, japanischer Vorgesetzter von mir gab mir vor vielen Jahren einen 7-Punkte-Plan hierf\u00fcr. Er zielt darauf ab, die negative oder heikle Botschaft \u00e4hnlich wie die Fleischbulette in einem Hamburger oder die Wurst in einem Sandwich zu verpacken. Das Vorgehen stelle ich Ihnen leicht modifiziert vor.<\/p>\n

In 7 Schritten heikle Nachrichten \u201esmart\u201c verpacken<\/h2>\n

Stellen Sie sich einen Hamburger oder Sandwich vor. Er besteht aus mehreren Schichten. Und die Fleischbulette oder Wurst? Sie ist zwischen vielen Schichten bestehend aus Br\u00f6tchen, Salat, K\u00e4se, Tomaten usw. so verpackt, dass man sie oft kaum sieht. Dieses Bild sollten Sie vor Augen haben, wenn es um das Verk\u00fcnden heikler oder kritischer Nachrichten geht.<\/p>\n

Schritt 1:<\/strong> Suchen Sie eine positive Einleitung.<\/strong> Sagen Sie zum Beispiel zun\u00e4chst \u201eDanke\u201c, denn dies ist immer eine nette Einleitung. Danke kann man f\u00fcr so vieles sagen: zum Beispiel daf\u00fcr, dass Ihr Partner Ihnen eine Mail schrieb, oder dass er Ihre Mail, die Sie ihm gerade schreiben, liest. Oder daf\u00fcr, dass er Ihnen eine Antwort gab oder bei einer Sache nachfragte. In vielen japanischen E-Mails finden Sie zudem in der Einleitung ein, zwei S\u00e4tze zum Wetter. Sie k\u00f6nnen auch Gemeinsamkeiten erw\u00e4hnen wie ein vorangegangenes Treffen, die Familie oder \u00e4hnliches. Nicht selten gilt f\u00fcr E-Mails von Japanern: Je l\u00e4nger die Einleitung ist, umso kritischer bzw. heikler ist der folgende Inhalt.<\/p>\n

Schritt 2: Finden Sie eine \u00dcberleitung mit Bedauern und entschuldigen Sie sich.<\/strong> \u201eI am sorry to bother you in this busy time with such a small matter\u201c ist ein Standardsatz in der Kommunikation mit Japanern. Das zeigt, wie wichtig es ist, nicht \u201emit der T\u00fcr ins Haus zu fallen\u201c, sondern das Gegen\u00fcber mit einigen Worten des Bedauerns auf die negative Aussage vorzubereiten. Da die japanische Art der Kommunikation sehr indirekt ist, bedeutet obiger Satz \u00fcbersetzt: Es ist keineswegs eine Kleinigkeit, \u00fcber die ich sprechen m\u00f6chte; die Angelegenheit ist vielmehr sehr wichtig und\/oder dringlich.<\/p>\n

Schritt 3:<\/strong> Benennen und erkl\u00e4ren Sie kurz das Problem.<\/strong> Benennen Sie das Problem, die Kritik oder\u00a0 unangenehme Nachricht. Haben Sie oder Ihr Unternehmen einen Fehler gemacht, erkl\u00e4ren Sie kurz, wie es dazu kam. Eine lange Erkl\u00e4rung wird h\u00e4ufig als Ausrede interpretiert. Erfahrungsgem\u00e4\u00df tendieren Europ\u00e4er dazu, das Problem detailliert zu schildern und ausf\u00fchrlich zu erkl\u00e4ren, wie es (vermutlich) dazu kam. Halten Sie Ihre Erkl\u00e4rung kurz und konzentrieren Sie sich stattdessen auf den n\u00e4chsten Punkt.<\/p>\n

Schritt 4: Zeigen Sie L\u00f6sungswege auf.<\/strong> \u00dcberlegen Sie sich mehrere, am besten drei Wege, wie das Problem (eventuell) gel\u00f6st werden k\u00f6nnte und zeigen Sie diese Ihrem Partner auf. Wichtig ist hierbei, Ihrem Gegen\u00fcber zu signalisieren, dass Sie ihn bei der Probleml\u00f6sung nicht alleine lassen. Dieser Teil der E-Mail ist sehr zeitaufwendig, aber unverzichtbar. L\u00f6sungswege sind zukunftsorientiert. Mit dem Aufzeigen m\u00f6glicher L\u00f6sungswege zeigen Sie, dass Sie sich auch k\u00fcnftig eine gute Kooperation w\u00fcnschen.<\/p>\n

Schritt 5: Mit Fakten \u00fcberzeugen.<\/strong> Die japanische Arbeitskultur ist fakten- und zahlenbasiert. Wenn Sie \u00fcberzeugen m\u00f6chten, ben\u00f6tigen Sie Zahlen. Bauen Sie Zahlen, Statistiken und Graphiken in Ihre E-Mails ein oder h\u00e4ngen Sie diese als Anhang an, falls Sie zum Beispiel das Gef\u00fchl haben, dass dies f\u00fcr Ihren Partner als Person wichtig oder als Argumentationshilfe bzw. zum Absichern seiner Entscheidung gegen\u00fcber Vorgesetzten hilfreich ist.<\/p>\n

Schritt 6: Doppelt h\u00e4lt besser \u2013 nochmals entschuldigen.<\/strong> Gegen Ende Ihrer Mail sollten Sie sich nochmals entschuldigen \u2013 zum Beispiel f\u00fcr den Fehler oder die Nachl\u00e4ssigkeit. Oder f\u00fcr die verursachten Irritationen oder die Mehrarbeit. Das ist in der japanischen Korrespondenz und Kommunikation durchaus \u00fcblich. \u201eDoppelt gen\u00e4ht h\u00e4lt besser\u201c, ist auch bei uns eine Redewendung.<\/p>\n

Schritt 7: Verweisen Sie auf die weitere gute gemeinsame Zusammenarbeit.<\/strong> Schreiben Sie zum Abschluss noch einen wohlklingenden Satz bez\u00fcglich der guten k\u00fcnftigen Zusammenarbeit oder einer Gemeinsamkeit in der Zukunft, wie \u201eI am always happy working with you<\/em>\u201c oder \u201elooking forward to xyz<\/em>.\u201c. Dann ist Ihre E-Mail perfekt, und die negative oder heikle Botschaft kommt bei Ihrem japanischen Gesch\u00e4ftspartner ohne Gesichtsverlust an. Also steht einer weiteren harmonischen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.<\/p>\n

Auch Europ\u00e4er sch\u00e4tzen eine \u201eharmonische\u201c Kommunikation<\/h2>\n

Zugegeben, ein solches Vorgehen ist weder neu, noch \u201erevolution\u00e4r\u201c. Zudem gehen wir bei unserer Kommunikation mit Europ\u00e4ern, wenn wir Unangenehmes zu vermelden haben, oft \u00e4hnlich vor, da auch sie respektvoll und wertsch\u00e4tzend behandelt werden m\u00f6chten \u2013 auch wenn sich Respekt und Wertsch\u00e4tzung in den verschiedenen Kulturen in teils unterschiedlichen Dingen zeigen. Deshalb hat sich der Begriff \u201eHamburger-\u2026\u201c oder \u201eSandwich-E-Mail\u201c in vielen Unternehmen in der DACH-Region schon f\u00fcr entsprechende Mails eingeb\u00fcrgert. In der Kommunikation mit Japanern hat ein solches Vorgehen kulturbedingt jedoch eine besonders hohe Relevanz. Zudem ist in ihr au\u00dfer dem Sich-bedanken das wiederholte Sich-entschuldigen und das Aufzeigen von L\u00f6sungswegen sehr wichtig. Nehmen Sie sich deshalb f\u00fcr das Entwickeln m\u00f6glicher Probleml\u00f6sungen Zeit.<\/p>\n

\u2026 und noch ein Tipp.<\/h2>\n

Ist Ihrem japanischen Gesch\u00e4ftspartner offensichtlich ein Fehler unterlaufen, zum Beispiel Zahlen nicht gecheckt, und m\u00fcssen Sie ihn darauf hinweisen, dann vermeiden Sie direkte Beschuldigungen wie: \u201eSie haben hier eine falsche Zahl eingetragen\u2026<\/em>\u201c. Kommunizieren Sie den Fehler lieber so \u201eneutral\u201c, als ob er sich niemandem zuordnen lie\u00dfe. Sagen oder schreiben Sie zum Beispiel: \u201eHier liegt wahrscheinlich<\/em> ein Missverst\u00e4ndnis vor. In meinen Unterlagen steht eine andere Zahl. Welche ist die Aktuellste?<\/em>\u201c. Dann ist eine harmonische Probleml\u00f6sung wahrscheinlicher, als wenn Sie nach dem \u201eschwarzen Peter\u201c suchen.<\/p>\n

\u00dcber die Autorin:<\/h3>\n

\"Fr\u00f6hlich,Ulrike Fr\u00f6hlich<\/strong> ist Inhaberin der Managementberatung Understanding Japan, Weil am Rhein. Die studierte Volkswirtschaftlerin, Soziologin und Japanologin lebte viele Jahre in Japan und arbeitete sieben Jahre f\u00fcr japanische Unternehmen und Beh\u00f6rden. Sie bietet u.a. Japan Business Seminare als Pr\u00e4senz- und Onlineveranstaltungen an.<\/p>\n