{"id":8101,"date":"2022-04-25T10:23:23","date_gmt":"2022-04-25T08:23:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/?p=8101"},"modified":"2022-04-08T16:42:46","modified_gmt":"2022-04-08T14:42:46","slug":"workshops-effektiv-vorbereiten-von-a-z","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/workshops-effektiv-vorbereiten-von-a-z\/","title":{"rendered":"Workshops effektiv vorbereiten von A-Z"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\"><strong>In den meisten Unternehmen ist Team- und Projektarbeit g\u00e4ngige Praxis. Entsprechend h\u00e4ufig finden in ihnen Workshops statt, um die weitere oder k\u00fcnftige (Zusammen-)Arbeit zu planen. Diese Workshops erfordern eine gezielte Vorbereitung und Gestaltung.<br \/>\n<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Das Setting eines Workshops \u00e4hnelt dem eines Seminars. Es orientiert sich aber st\u00e4rker am Arbeitsalltag der Teilnehmenden und findet meist firmenintern, im Kollegenkreis statt. In einem Workshop werden zum Beispiel L\u00f6sungsans\u00e4tze f\u00fcr Probleme erarbeitet, oder er dient dazu, Entscheidungen zu treffen oder die Kooperation zu st\u00e4rken. Meist werden Workshops von einem Moderator angeleitet. Die Aktivit\u00e4t der Teilnehmenden ist hoch, denn nicht das Lernen, sondern das gemeinsame Erarbeiten konkreter Ergebnisse steht im Vordergrund.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Die Basis: Das Vorgespr\u00e4ch mit dem Auftraggeber<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Workshops bed\u00fcrfen einer systematischen Vorbereitung. Deren Auftakt bildet meist ein Gespr\u00e4ch der Person, die den Workshop vorbereitet, mit der Person, die den Auftrag f\u00fcr ihn erteilte bzw. die Idee hierzu hatte. In ihm sollten m\u00f6glichst offen die M\u00f6glichkeiten, Chancen, aber auch Grenzen der Arbeit in einem Workshop er\u00f6rtert werden; also auch: Welche Erwartungen des Auftraggebers sind \u00fcberzogen? Zudem gilt es, Ziele f\u00fcr die Workshop-Arbeit mit dem Auftraggeber zu definieren.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Im Vorgespr\u00e4ch sollten auch die (vermutlichen) Erwartungen und Zielsetzungen der Teilnehmenden gekl\u00e4rt werden. Besprechen Sie als Workshop-Organisator auch den Grad und die Form der n\u00f6tigen Unterst\u00fctzung durch den Auftraggeber. Zudem sollten die Rahmenbedingungen der Workshop-Durchf\u00fchrung (Teilnehmende, Termin, Ort, Dauer usw.), die Vorgehensweise, die genutzten (technischen) Tools und das Budget gekl\u00e4rt werden. Aus dem Vorgespr\u00e4ch ergeben sich die genauen Workshop-Ziele, und unter anderem hieraus wird dann das Workshop-Design abgeleitet.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Fallstricke beim Planen von Workshops<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Nicht selten werden in Unternehmen Workshops geplant, deren Scheitern vorprogrammiert ist \u2013 unter anderem aufgrund folgender Faktoren.<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><em>unrealistische Erwartungen der Auftraggeber: <\/em>In der Praxis bestehen oft unrealistische Erwartungen bez\u00fcglich des Faktors Zeit. Das, was in den Monaten zuvor im Team, der Projektgruppe nicht erreicht wurde, soll nun in einem Tages- oder gar Halb-Tages-Workshop erreicht bzw. ein f\u00fcr alle Mal gekl\u00e4rt werden. Solche unrealistischen Erwartungen gilt es zu vermeiden.<\/li>\n<li><em>Einstellung \u201eDie anderen sind schuld!\u201c:<\/em> Zuweilen werden Workshops angedacht, um Mitarbeitende wieder auf \u201eKurs\u201c zu bringen, gem\u00e4\u00df der Maxime \u201eMeine Mitarbeiter\/innen m\u00fcssen etwas \u00e4ndern, denn sie sind das Problem!\u201c. Bei solchen Formulierungen sollten Sie als Workshop-Organisator hellh\u00f6rig werden, denn dann bewirkt ein Workshop mit den Mitarbeitenden meist nicht die gew\u00fcnschte Ver\u00e4nderung. Vielmehr gilt es, die F\u00fchrungskraft in die Verantwortung zu bringen.<\/li>\n<li><em>Der Workshop hat eine Alibi-Funktion<u>:<\/u> <\/em>Zuweilen sollen Workshops den Mitarbeitenden vorgaukeln, ihre Stimme werde geh\u00f6rt und sie k\u00f6nnten ihre Ideen in<br \/>\nVorhaben einbringen. Faktisch wurden die \u00c4nderungen bzw. Neuerungen sowie die hierf\u00fcr erforderlichen Umsetzungsma\u00dfnahmen jedoch schon anderenorts fixiert. Deshalb verschwinden die Ideen und Arbeitsergebnisse der Teilnehmenden in der Schublade. Solche Workshops sind f\u00fcr die Beteiligten frustrierend und erzeugen langfristig unmotivierte Mitarbeitende.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Achten Sie als Workshop-Organisator bei der Auftragskl\u00e4rung auf diese Fallstricke. \u00c4ndern Sie gegebenenfalls die Workshopziele oder erw\u00e4gen Sie andere Formate zur Zielerreichung.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Den n\u00f6tigen organisatorischen Rahmen schaffen<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Nachdem im Vorgespr\u00e4ch unter anderem die Workshopziele definiert wurden, gilt es sich folgende Fragen zu stellen, um die Ziele bestm\u00f6glich zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li><em>Gruppengr\u00f6\u00dfe \u2013 <\/em>a.: Wie gro\u00df darf die Gruppe maximal bzw. minimal sein? Wie gro\u00df w\u00e4re sie im Idealfall? Umfasst die Gruppe mehr als 15 Personen, kann es hilfreich sein, zwei Personen (einen Moderator und einen Co-Moderator) mit der Moderation zu betrauen.<\/li>\n<li><em>Rahmenbedingungen<\/em> \u2013 U.a.: Ist auch ein Arbeiten in Kleingruppen erw\u00fcnscht? Welche R\u00e4ume und Technik sind hierf\u00fcr n\u00f6tig? Ist ein st\u00f6rungsfreies Arbeiten m\u00f6glich? Existieren ausreichend zeitliche Spielr\u00e4ume?<\/li>\n<li><em><u>(<\/u><\/em><em>Vorab-)Information<\/em> \u2013 Je weniger offene Fragen die Teilnehmenden zu Organisatorischem haben, desto eher k\u00f6nnen sie sich auf den Arbeitsprozess einlassen. Wenn die Teilnehmenden sich nicht oder nur teilweise kennen, ist es sinnvoll, ihnen zu Beginn, die Gelegenheit zu geben, sich wechselseitig besser kennenzulernen im Hinblick auf ihre Funktion im Unternehmen oder in dem Projekt\/Vorhaben.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Als Workshop-Organisator legen Sie durch Ihre Vorarbeiten den Grundstein f\u00fcr eine erfolgreiche (Zusammen-)Arbeit im Workshop. Es gilt den Teilnehmenden das Gef\u00fchl zu vermitteln, sie seien in dem Workshop genau richtig; zudem ihnen ein entspanntes und zugleich konzentriertes Arbeiten zu erm\u00f6glichen. Ist dies der Fall, k\u00f6nnen Sie mit einem h\u00f6heren Commitment und Einsatz rechnen.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Ein ziel- und teilnehmerorientiertes Design w\u00e4hlen<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Ein Workshop lebt von der Aktivit\u00e4t und Interaktion der Teilnehmenden. Sie und nicht der Moderator stehen in ihm im Mittelpunkt. Im Rahmen der Workshop-Planung werden Sie, als dessen Organisator, sich auch fragen, was im Plenum, was in Kleingruppen und was in Paar- bzw. Einzelarbeit bearbeitet werden kann oder sollte. In der Praxis macht meist ein Mix aus den verschiedenen M\u00f6glichkeiten am meisten Sinn. Wichtig ist es auch, sich zu fragen, wie alle Teilnehmenden einbezogen und in der vorgegebenen Zeit alle relevanten Themen bearbeiten werden k\u00f6nnen.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Hierf\u00fcr bietet sich oft ein partielles Arbeiten in Kleingruppen an. Mehrere Kleingruppen k\u00f6nnen zum Beispiel parallel an verschiedenen Themen arbeiten, um die zur Verf\u00fcgung stehende Zeit optimal zu nutzen. Ein Arbeiten in Kleingruppen aktiviert die Teilnehmenden st\u00e4rker als ein Arbeiten im Plenum, unter anderem weil sie sich dabei nicht so leicht \u201everstecken\u201c k\u00f6nnen.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Eine gelungene Kleingruppenarbeit setzt voraus, dass Sie sich im Vorfeld Gedanken dar\u00fcber machen,<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>wie die Kleingruppen zusammengesetzt werden,<\/li>\n<li>wann und wie der Wechsel zwischen Plenums- und Kleingruppenarbeit erfolgt,<\/li>\n<li>welchen Auftr\u00e4ge die Kleingruppen haben,<\/li>\n<li>wo sie arbeiten und wie viel Zeit ihnen zur Verf\u00fcgung steht,<\/li>\n<li>wie methodisch gearbeitet werden soll und<\/li>\n<li>wie die Arbeitsergebnisse und der Transfer ins Plenum gesichert werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Die Zusammensetzung der Kleingruppen hat einen gro\u00dfen Einfluss auf das Ergebnis. Fragen Sie sich, ob es besser ist, in homogenen oder heterogenen Kleingruppen zu arbeiten, z.B. bez\u00fcglich der Dauer der Firmenzugeh\u00f6rigkeit, des Wissenstands zum Thema, der beruflichen Funktion\/Position, des Alters.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Egal, ob Arbeit im Plenum oder in der Kleingruppe, Brainstorming oder Gruppendiskussion hilfreich ist stets eine schriftliche Begleitung des Geschehens auf Pinnwand, Flipchart oder mit Hilfe eines digitalen Tools wie Miro. Es ist wichtig, die gemeinsame Arbeit sichtbar zu machen, indem die relevanten Schritte und Beitr\u00e4ge sowie diversen Zug\u00e4nge dokumentiert werden.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Eine professionelle Moderation gew\u00e4hrleisten<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Eine zentrale Rolle im Workshop spielt der Moderator. Seine Aufgabe ist es vor allem, das Wissen der Teilnehmenden zu kanalisieren und in den Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozess einflie\u00dfen zu lassen. Aus der Vielfalt der unterschiedlichen Zug\u00e4nge sollten sich Synergien ergeben, von denen alle Teilnehmenden profitieren.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Schwierig ist die Moderationsrolle deshalb, weil sie eine neutrale Haltung erfordert. Der Moderator sollte beim Moderieren keine Stellung beziehen und kein Bewertungen vornehmen. Das f\u00e4llt gerade Personen, die selbst Experten f\u00fcr ein relevantes Thema sind und\/oder im Prozess eigene Interessen haben, oft nicht leicht. Deshalb gilt es vorab zu \u00fcberlegen, ob eventuell eine neutrale, externe Person die Workshop-Moderation \u00fcbernehmen sollte.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Entscheidend ist es, den Teilnehmenden zu vermitteln, welch wichtige Rolle ihnen bei der Ergebnisfindung zukommt, nicht zuletzt, um ihre Motivation zu erh\u00f6hen.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Um den gew\u00fcnschten Output zu erm\u00f6glichen, sollte der Moderator stets auf den Zeitplan des Workshops achten. Zudem sollte er zwischenzeitig regelm\u00e4\u00dfig der (Arbeits-)Ergebnisse zusammenfassen und die Erwartungen der Teilnehmenden reflektieren. Au\u00dferdem darf er beim Moderieren nie das definierte Ziel aus den Augen verlieren.<\/p>\n<h2 style=\"text-align: justify;\">Die Arbeitsergebnisse und den Transfer sichern<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">F\u00fcr diese Phase muss ausreichend Zeit zur Verf\u00fcgung stehen. Dies ist oft nicht der Fall, weil in vielen Workshops der Zeitplan nicht eingehalten wird. Das ist fatal, da in der Abschlussphase u.a. vereinbart wird: Was geschieht mit den gemeinsamen Arbeitsergebnissen nach dem Workshop? Wenn die Teilnehmenden den Workshop verlassen, sollte jedem klar sein, wie es mit den Ergebnissen weitergeht: Wer macht was wie bis wann. Zudem sollte m\u00f6glichst im Workshop schon fixiert werden, wie und wann die Umsetzung der Ergebnisse evaluiert wird.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Doch auch schon vor der Abschlussphase sollte im Workshopdesign ausreichend Zeit f\u00fcr eine Zusammenfassung der Zwischenergebnisse und eine Diskussion hier\u00fcber vorgesehen sein. Fehlt diese, r\u00e4cht sich das nicht selten in der Abschlussphase, weil dann pl\u00f6tzlich zum Beispiel Grundsatzdiskussionen aufpoppen oder bei der Ergebnissicherung Konflikte aufbrechen, weil Teilnehmende beispielsweise das Gef\u00fchl haben, ihre Meinungen oder Interessen flossen nicht ausreichend in das Ergebnis ein.<\/p>\n<hr \/>\n<h3>Checkliste f\u00fcr Workshop-Vorbesprechungen<\/h3>\n<p style=\"text-align: justify;\">Folgende Punkte sollten bei der Auftragskl\u00e4rung eines Workshops besprochen und gekl\u00e4rt werden:<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Inhalt und Ziele<\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Was ist das Thema?<\/li>\n<li>Anlass des Workshops?<\/li>\n<li>Ziele der Veranstaltung? (Bei unkonkreten Formulierungen nachfragen \u201eWas bedeutet f\u00fcr Sie \u2026?\u201c \u201eWoran w\u00fcrden Sie merken, dass der Workshop erfolgreich war?\u201c)<\/li>\n<li>Was sollen die Teilnehmenden danach wissen\/k\u00f6nnen\/anders machen?<\/li>\n<li>Was passiert mit den \u201eErgebnissen\u201c des Workshops?<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Zielgruppe<\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Wie viele Personen nehmen teil?<\/li>\n<li>Wer nimmt teil? (Zielgruppenspezifika erfragen)<\/li>\n<li>Kennen sie einander? Wie gut?<\/li>\n<li>Sind unterschiedliche Hierarchien pr\u00e4sent?<\/li>\n<li>Wie ist die Motivation der Teilnehmenden? Sind sie freiwillig anwesend?<\/li>\n<li>Wie vertraut sind sie bereits mit dem Inhalt?<\/li>\n<li>Wie sehen ihre Erwartungen aus?<\/li>\n<li>Welche Bef\u00fcrchtungen k\u00f6nnte es geben?<\/li>\n<li>Welche Konflikte k\u00f6nnten auftreten (pers\u00f6nlich, inhaltlich)?<\/li>\n<li>Haben sie schon in anderen Veranstaltungen zu dieser Thematik gearbeitet?<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Organisatorisches<\/strong><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Termin und Dauer?<\/li>\n<li>Uhrzeiten: Anfang und Ende, Pausen(-l\u00e4ngen)?<\/li>\n<li>Arbeitszeiten der Teilnehmenden?<\/li>\n<li>Im Unternehmen oder au\u00dferhalb?<\/li>\n<li>Ben\u00f6tigte R\u00e4ume und Raumausstattung?<\/li>\n<li>Genutzte Technik?<\/li>\n<li>Wie wird der Workshop evaluiert?<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Wenn Vertreter\/innen des Auftraggebers (Gesch\u00e4ftsleitung, HR, F\u00fchrungskr\u00e4fte) bei dem Workshop (teilweise) anwesend sind, sollte man folgende Punkte kl\u00e4ren:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: justify;\">Gew\u00fcnschte Rollenverteilung?<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\">Wie erfolgt die Einleitung\/Vorstellung?<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Autorin: Sabine Prohaska<\/p>\n<div class=\"shariff shariff-align-left shariff-widget-align-left\"><ul class=\"shariff-buttons theme-round orientation-horizontal buttonsize-medium\"><li class=\"shariff-button facebook shariff-nocustomcolor\" style=\"background-color:#4273c8\"><a href=\"https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https%3A%2F%2Fwww.weiterbildungsmarkt.net%2Fmagazin%2Fworkshops-effektiv-vorbereiten-von-a-z%2F\" title=\"Bei Facebook teilen\" aria-label=\"Bei Facebook teilen\" role=\"button\" rel=\"nofollow\" class=\"shariff-link\" style=\"; 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