{"id":8221,"date":"2022-07-26T10:37:48","date_gmt":"2022-07-26T08:37:48","guid":{"rendered":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/?p=8221"},"modified":"2022-05-19T14:46:52","modified_gmt":"2022-05-19T12:46:52","slug":"heikle-botschaften-kommunizieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.weiterbildungsmarkt.net\/magazin\/heikle-botschaften-kommunizieren\/","title":{"rendered":"Heikle Botschaften kommunizieren"},"content":{"rendered":"

Wie kann ich meinem Gesch\u00e4ftspartner kritische Botschaften per Mail \u00fcbermitteln? Das fragen sich nicht nur viele Personen, die mit Japanern Gesch\u00e4ftskontakte pflegen. Hilfreich ist hierbei die \u201eHamburger-\u2026\u201c oder \u201eSandwich-Methode\u201c.<\/strong><\/p>\n

Harmonie regelt das gesellschaftliche Leben und ist die Basis des Miteinanders. Dies ist eine Grund\u00fcberzeugung in der japanischen Kultur. Auch in der Arbeitswelt und \u00a0Zusammenarbeit versuchen Japaner eine m\u00f6glichst harmonische Atmosph\u00e4re zu schaffen, unter anderem damit Projekte gut vorankommen.<\/p>\n

Deshalb ist das Kommunizieren unangenehmer oder negativer Nachrichten f\u00fcr viele Gesch\u00e4ftsleute in der DACH-Region im Umgang mit Japanern eine gro\u00dfe Herausforderung. Entsprechend h\u00e4ufig wird in Japan-Seminaren gefragt: \u201eWie kann man im gesch\u00e4ftlichen Kontakt Kritisches kommunizieren? Zu Recht! Denn selbst wenn die Beziehungen zu einem japanischen Gesch\u00e4ftspartner hervorragend sind, gibt es in der Zusammenarbeit hin und wieder Situationen, in denen etwas Unangenehmes kommuniziert werden muss. Zum Beispiel: eine Terminverz\u00f6gerung. Oder Probleme bei der Ein- und Ausfuhr. Oder eine Preissteigerung. Oder technische Probleme bei der Probleml\u00f6sung.<\/p>\n

\u201eDas ist schwierig\u201c bedeutet oft nein<\/h2>\n

Generell gilt: In Japan wird Negatives h\u00e4ufig per E-Mail kommuniziert. Wundern Sie sich deshalb nicht, wenn heikle Themen in Meetings nicht angesprochen werden, sondern Sie danach eine E-Mail mit zahlreichen Bedenken der japanischen Seite erhalten. Auch in der m\u00fcndlichen Kommunikation von Negativem treten oft Missverst\u00e4ndnisse auf, da in der japanischen Sprache das Wort Nein (iie) selten benutzt wird. M\u00f6chte man \u201eNein\u201c sagen, wird meist das Wort \u201emuzukashii\u201c (\u00fcbersetzt \u201eschwierig\u201c) verwendet. Wenn Sie in einem Meeting also von einem Japaner den Satz \u201eit is difficult\u201c h\u00f6ren, denken Sie daran: Ihr Gespr\u00e4chspartner m\u00f6chte wahrscheinlich \u201eNein\u201c sagen, er tut dies aber aus H\u00f6flichkeitsgr\u00fcnden nicht!<\/p>\n

Doch wie kommuniziere ich nun Kritisches? Nachfolgend hierf\u00fcr ein 7-Punkte-Plan. Er zielt darauf ab, die negative oder heikle Botschaft \u00e4hnlich wie die Fleischbulette in einem Hamburger oder die Wurst in einem Sandwich zu verpacken.<\/p>\n

In 7 Schritten heikle Nachrichten \u201esmart\u201c verpacken<\/h2>\n

Hamburger und Sandwichs bestehen stets aus mehreren Schichten. Und die Fleischbulette oder Wurst? Sie ist zwischen vielen Schichten bestehend aus Br\u00f6tchen, Salat, K\u00e4se, Tomaten usw. so verpackt, dass man sie oft kaum sieht. Dieses Bild sollten Sie vor Augen haben, wenn es um das Verk\u00fcnden heikler oder kritischer Nachrichten geht.<\/p>\n

Schritt 1:<\/strong> Suchen Sie eine positive Einleitung.<\/strong> Sagen Sie zum Beispiel zun\u00e4chst \u201eDanke\u201c. Danke kann man f\u00fcr so vieles sagen: zum Beispiel daf\u00fcr, dass Ihr Partner Ihnen eine Mail schrieb, oder dass er Ihre Mail, die Sie ihm gerade schreiben, liest. Oder daf\u00fcr, dass er bez\u00fcglich einer Sache nachfragte. In vielen japanischen E-Mails finden Sie zudem in der Einleitung ein, zwei S\u00e4tze zum Wetter. Sie k\u00f6nnen auch Gemeinsamkeiten erw\u00e4hnen wie ein vorangegangenes Treffen, die Familie oder \u00e4hnliches. Oft gilt f\u00fcr die E-Mails von Japanern: Je l\u00e4nger die Einleitung ist, umso heikler ist der folgende Inhalt.<\/p>\n

Schritt 2: Artikulieren Sie in der \u00dcberleitung Ihr\u00a0 Bedauern.<\/strong> \u201eI am sorry to bother you in this busy time with such a small matter\u201c ist ein Standardsatz in der Kommunikation mit Japanern. Das zeigt, wie wichtig es ist, nicht \u201emit der T\u00fcr ins Haus zu fallen\u201c, sondern das Gegen\u00fcber mit einigen Worten des Bedauerns auf die negative Aussage vorzubereiten. Da die japanische Art der Kommunikation sehr indirekt ist, bedeutet obiger Satz \u00fcbersetzt: Ich m\u00f6chte keineswegs \u00fcber eine Kleinigkeit sprechen; die Angelegenheit ist vielmehr sehr wichtig und\/oder dringlich.<\/p>\n

Schritt 3:<\/strong> Benennen und erkl\u00e4ren Sie kurz das Problem.<\/strong> Benennen Sie das Problem, die Kritik oder\u00a0 unangenehme Nachricht. Haben Sie oder Ihr Unternehmen einen Fehler gemacht, erkl\u00e4ren Sie kurz, wie es dazu kam. Europ\u00e4er tendieren dazu, Probleme detailliert zu schildern und ausf\u00fchrlich zu erkl\u00e4ren, wie es (vermutlich) dazu kam. Das wird von Japaner h\u00e4ufig als Ausrede interpretiert. Halten Sie Ihre Erkl\u00e4rung also kurz und konzentrieren Sie sich stattdessen auf den n\u00e4chsten Punkt.<\/p>\n

Schritt 4: Zeigen Sie L\u00f6sungswege auf.<\/strong> \u00dcberlegen Sie sich mehrere Wege, wie das Problem (eventuell) gel\u00f6st werden k\u00f6nnte und zeigen Sie diese Ihrem Partner auf; unter anderem um ihm zu signalisieren: Ich lasse Sie bei der Probleml\u00f6sung nicht alleine. Dieser Teil der E-Mail ist sehr zeitaufwendig, aber unverzichtbar. Mit dem Aufzeigen m\u00f6glicher L\u00f6sungswege zeigen Sie, dass Sie sich auch k\u00fcnftig eine gute Kooperation w\u00fcnschen.<\/p>\n

Schritt 5: Mit Fakten \u00fcberzeugen.<\/strong> Die japanische Arbeitskultur ist fakten- und zahlenbasiert. Wenn Sie \u00fcberzeugen m\u00f6chten, ben\u00f6tigen Sie Zahlen. Bauen Sie Zahlen, Statistiken und Graphiken in Ihre E-Mails ein oder h\u00e4ngen Sie diese als Anhang an \u2013 speziell dann, wenn sie das Gef\u00fchl haben, dass Ihr Partner die Fakten als Argumentationshilfe oder zum Absichern seiner Entscheidung gegen\u00fcber Vorgesetzten braucht.<\/p>\n

Schritt 6: Doppelt h\u00e4lt besser \u2013 nochmals entschuldigen.<\/strong> Gegen Ende Ihrer Mail sollten Sie sich nochmals entschuldigen \u2013 zum Beispiel f\u00fcr den Fehler oder die Nachl\u00e4ssigkeit. Oder f\u00fcr die verursachten Irritationen oder die Mehrarbeit. Das ist in der japanischen Korrespondenz und Kommunikation \u00fcblich. \u201eDoppelt gen\u00e4ht h\u00e4lt besser\u201c, ist auch bei uns eine Redewendung.<\/p>\n

Schritt 7: Verweisen Sie auf die weitere gute Zusammenarbeit.<\/strong> Schreiben Sie zum Schluss noch einen wohlklingenden Satz zum Beispiel bez\u00fcglich der guten k\u00fcnftigen Zusammenarbeit wie \u201eI am always happy working with you\u201c oder \u201e\u2026 looking forward to xy.\u201c. Dann ist Ihre E-Mail perfekt und einer weiteren harmonischen Zusammenarbeit steht nichts mehr im Weg.<\/p>\n

Auch Europ\u00e4er sch\u00e4tzen eine \u201eharmonische\u201c Kommunikation<\/h2>\n

Ein solches Vorgehen ist weder neu, noch \u201erevolution\u00e4r\u201c. Zudem gehen wir bei unserer Kommunikation mit Europ\u00e4ern bei heiklen Themen oft \u00e4hnlich vor, da auch sie respektvoll und wertsch\u00e4tzend behandelt werden m\u00f6chten \u2013 auch wenn sich Respekt und Wertsch\u00e4tzung in den verschiedenen Kulturen in teils unterschiedlichen Dingen zeigen. Deshalb hat sich der Begriff \u201eHamburger-\u2026\u201c oder \u201eSandwich-E-Mail\u201c in vielen Unternehmen schon f\u00fcr entsprechende Mails etabliert. In der Kommunikation mit Japanern hat ein solches Vorgehen kulturbedingt aber eine besonders hohe Relevanz. Zudem ist in ihr au\u00dfer dem Sich-bedanken das wiederholte Sich-entschuldigen und Aufzeigen von L\u00f6sungswegen sehr wichtig. Nehmen Sie sich deshalb f\u00fcr das Entwickeln m\u00f6glicher Probleml\u00f6sungen Zeit.<\/p>\n

\u2026 und noch ein Tipp.<\/h2>\n

Angenommen \u00a0Ihrem japanischen Gesch\u00e4ftspartner unterlief offensichtlich ein Fehler \u2013 zum Beispiel, er hat die Zahlen nicht gecheckt, Vermeiden Sie dann direkte Beschuldigungen wie: \u201eSie haben eine falsche Zahl eingetragen\u2026\u201c. Kommunizieren Sie den Fehler lieber so \u201eneutral\u201c, als ob er sich niemandem zuordnen lie\u00dfe. Sagen oder schreiben Sie zum Beispiel: \u201eHier liegt vermutlich ein Missverst\u00e4ndnis vor. In meinen Unterlagen steht eine andere Zahl. Welche ist die Aktuellste?\u201c. Dann ist eine harmonische Probleml\u00f6sung wahrscheinlicher, als wenn Sie nach dem \u201eschwarzen Peter\u201c suchen.<\/p>\n

\u00dcber die Autorin:<\/h3>\n

\"Fr\u00f6hlich,Ulrike Fr\u00f6hlich<\/strong> ist Inhaberin der Managementberatung Understanding Japan, Weil am Rhein. Die studierte Volkswirtschaftlerin, Soziologin und Japanologin lebte viele Jahre in Japan und arbeitete sieben Jahre f\u00fcr japanische Unternehmen und Beh\u00f6rden. Sie bietet u.a. Japan Business Seminare als Pr\u00e4senz- und Onlineveranstaltungen an.<\/p>\n