Facilitation

Ausgangssituation

„Die wissen ja nicht, was sie wollen!“

Schon oft habe ich diese Aussage vernommen. Erst kürzlich wieder. Schon oft ist dabei sinnentleerte Emotion entstanden. Manchmal war ich auch selbst Akteur. Auf der einen oder anderen Seite. Eine Situation, wo jeder verliert. Eine Situation, welche garantiert wenig zu einem erfolgreichen Projekt beisteuern kann.

Erkenntnis

Doch halt …. da war doch etwas: Facilitation! Facilitation (bedeutet sinngemäss „systemische Moderation“) ist dafür gedacht, Informationen zu sammeln, zu sichten, ein Bild mit Pro und Contra zu erlangen, Prioritäten zu setzen und damit eine Entscheidungsgrundlage zu bilden.

Die eingangs skizzierte Situation ist menschlich, völlig „normal“ und Lösungsmethodik ist existent. Facilitation eben.

Ansatz

Bei einem ersten tiefen Blick in die Facilitator-Werkzeugkiste entdecken wir drei Kategorien an Aufgabenstellungen samt deren Indikatoren:

IndexKategorieIndikator
1SicherheitDie Frage ist klar und die Antwort kann von den Teilnehmern einfach gegeben werden.
2KomplexitätDie Frage ist relativ klar. Aber die Antwort ist zu entwickeln.
3UnsicherheitSogar die Frage / die Aufgabenstellung / der offene Punkt sind unklar und müssen zuerst eindeutig definiert bzw. abgegrenzt werden. Erst danach kann die Lösungssuche beginnen.

Damit ist klar, wieso es so unklar ist. Wir haben es in diesem Fall mit Kategorie 2 oder 3 zu tun. Eine Konstellation, wo Facilitation so richtig Nutzen stiften kann.

Eine Konstellation, die vielen ohne dieses Wissen Kopfzerbrechen bereitet und kein Ausweg in Sicht scheint.

Bei Gliederung der Aufgaben nach Kategorien können unterschiedliche Lösungswege und Ansprechpartner passend pro Kategorie definiert werden.

Vorgehen

Aktiv zuhören und daraus dokumentierte Resultate als Faktengewinnung stehen am Anfang. Elementar dabei ist, wie der Facilitator niemals die Lösung selbst einbringt, sondern den Klienten dabei unterstützt, diese zu finden. Ja sogar der Lösungsprozess selbst wird momentan scheinbar verlangsamt. Denn die operative Hektik hat hier keinen Platz. Primär ist die Aufgabenstellung mit eventuell schon versuchten Lösungswegen samt Fehlschlägen aufzuzeigen und abzugrenzen.

Eine darauf folgende Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Facilitator ist Vorausetzung für die weiteren Schritte. Danach wird eine exakte Agenda mit Zielen, Aufgaben, Prozessen sowie Methoden vorbereitet. Als allererste oft übersehene Aktivität ist die erzielte Aufgabenklärung mit der festgelegten Lösungsgruppe nochmals zu hinterfragen und auf Stabilität zu trimmen.

Für den ersten Teil der Lösungsentwicklung empfehlen sich Methoden wie Braindumping, SCA, Five Questions, Context Diagram, Rich Picture, As Is … To Be, Four Box, Business Canvas, Product Vision Box, Fishbone, Visioning, Futurespective und dem Viable Projects Bluesheet.

Die danach einsetzenden Varianten hängen von Ergebnissen und Inhalten dieser erarbeiteten Basis ab. Gilt es Ursachen zu Symptomen und danach Gegenmassnahmen heraus zu arbeiten? Gilt es, Prozesse mit Lean-Ansätzen zum Fliegen zu bringen? Oder systemische Analysen vorzunehmen?

Facilitation ist in jedem Fall angebracht. Der Einsatz eines Profi-Facilitators – insbesondere für die Begleitung bei Aufgaben der Kategorie 2 und 3 – ist dafür unbedingt anzuraten.

Rollenklärung

Der Facilitator ist verantwortlich für den Lösungsprozess. Für die Kreierung von abgestimmten Inhalt. Unabhängig von diesem. Je mehr inhaltliche Aufmerksamkeit für die Lösung erforderlich ist, desto weniger ist der Lösungssuchende alleine in der Lage, auch den dafür passenden Prozess zu definieren. Deswegen klinkt sich der Facilitator hier als Unterstützer ein.

Bei längeren Vorhaben kann der Facilitator auch interne Ressourcen entwickeln. Möglicherweise da auch für Aufgaben der Kategorie 1 als Coach oder Responder agieren. So erhalten Neulinge die erforderliche Sicherheit im Umgang und können die eine oder andere Methode mit dem Facilitator als Netz in deren Portfolio integrieren.

Wenn schon das Bewusstsein für klare Ziele und deren unterschiedliche Handhabung entsteht; wenn Lösungssuchende entdecken, wie mit ein paar gekonnten Handgriffen Zufriedenheit und Abgestimmheit entsteht; wenn verstanden wurde, wie Vorbereitung sinnvoll gestaltet werden kann – dann ist ein grosser neuer Meilenstein geschafft!

Resultate

Ist bei Berücksichtigung dieser Vorgehensweise die Welt auf einmal heil? Nein, garantiert nicht. Kann der Facilitator für mehr Klarheit sorgen? Garantiert ja! Kann damit die Grundlage für erfolgreichere Projekte und Programme hergestellt werden? Nochmals garantiert ja! Rentiert sich der Einsatz eines Facilitators? Allemal ja.

Fazit

Die Ausgangssituation kann mit vorhandenen Methoden und Rollen heutzutage völlig anders als noch vor Jahren behandelt werden. Bewusste Entscheidungen mit Pro- und Contra-Abwägung sind möglich. Entscheidungen, zu denen sich die Beteiligten auch lange danach noch bekennen.

Aussagen wie „Die wissen ja nicht, was sie wollen!“ werden immer wieder vorhanden sein. Der Unterschied besteht nun darin, genau hier mit Methoden Lösungen herbei zu führen!

Über den Autor:

StrasserDieter Strasser, MSc, CMC ist Inhaber und Geschäftsführer der Viable Projects GmbH

Wir bieten daher die Dienstleistung Facilitation zur Lösungsgewinnung an und bilden auch Ressourcen zur Erbringung der Dienstleistung aus. Partner mit „Facilitated by“-Status werden von uns mit Material und Coaching unterstützt. Ebenso wie von uns betreute Kunden.

Nähere Informationen über die Viable Projects GmbH

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