So geht automatisierte Zeiterfassung und Zeiterfassungsmanagement

So geht automatisierte Zeiterfassung und Zeiterfassungsmanagement

Eine  Zeiterfassungssoftware bietet eine optimale Möglichkeit, wie Sie ohne großen Aufwand die Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter digital speichern können,. Überstundensammler und chronische Zuspätkommer lassen sich auf diese Weise schnell herausfiltern und außerdem haben Sie immer einen aktuellen Überblick darüber, welcher Mitarbeiter sich gerade im Unternehmen befindet. Die Software ermöglicht außerdem einen Überblick über  Überstunden, Gleitzeit und Urlaubstage zu behalten

Dank individueller Einstellungen können verschiedene Mitarbeiter auf individuelle Projekte und Kostenstellen buchen und exakte Analysen über Zeitaufwand und untergeordnete PRozesse erstellen.

Unterschiedliche Mitarbeiter können jeweils ihrer Schicht zugeordnet werden, wahlweise manuell oder automatisch per Software. Zusammen mit der Personaleinsatzplanung  wird die Planung der Schichten vollautomatisiert durchgeführtund ggf. später automatisch in die Zeiterfassung übertragen.

Vereinfachte Urlaubsplanung dank digitaler Zeiterfassung

Müssen in Ihrem Unternehmen noch Anträge auf Papier erstellt werden und die Urlaubsplanung wird via Excel-Tabelle gespeichert? Das muss dank moderner Urlaubsplaner-Software wie von Kenjo  nicht mehr sein. Mitarbeiter können dank der Software ihren Urlaubsantrag per Smartphone oder über den Internetbrowser mit wenigen Klicks stellen und Personalmanager erteilen Genehmigungen und Ablehnungen innerhalb kürzester Zeit.

Vorgesetzte behalten stets den Überblick über an- und abwesende Mitarbeiter Fehlerquellen, wie verlorengegangene Anträge oder vergessene Abwesenheitszeiten gehören damit der Vergangenheit an. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können effizienter planen und Urlaubszeiten durch andere Mitarbeiter überbrücken.

Stets korrekte Zeiterfassung

Die automatisierte Zeiterfassung ermöglicht außerdemeine minutengenaue Anzeige der Zeitkonten.  Personaler erkennensofort, bei welchem Mitarbeiter sich Überstunden ansammeln, ohne dafür Stunden zusammenzurechnen. Außerdem haben Sie stets die Sicherheit, dass alle Angaben korrekt sind und nicht gemogelt wurde.

Viel zu oft passiert es, dass Mitarbeiter in den lang ersehnten Feierabend gehen und vergessen, ihre Arbeitszeit zu  notieren. Am nächsten Tag lässt sich nur schwer rekonstruieren, wann das Gebäude tatsächlich verlassen wurde. So entstehen schnelles Überstunden, die durch falsche Erinnerung zustande kommen

Wurde das Stempeln kurz vor Feierabend vergessen, sind in einem Urlaubsplaner Buchungskorrekturen jederzeit möglich. Weblösungen erleichtern die Angabe durch den Mitarbeiter, die Prüfung obliegt Ihnen oder Ihrer Personalabteilung. Anträge auf Papier, Anrufe und E-Mails gehören damit der Vergangenheit an.

Datenschutz auf hohem Niveau

Jeder Mitarbeiter hat dank einer angebotenen Weblösung bei der automatisierten Zeiterfassung den Vorteil, dass die eigenen Leistungen eingesehen werden können. Es kann rückwirkend auf Überstunden, Krankheitstage und Projektarbeitszeiten geschaut werden. DieseEigenanalyse bietet nicht selten eine Motivation, die Krankheitstage zu reduzieren oder auch effizienter und schneller zu arbeiten.

Als Vorgesetzter können Sie anhand der Informationen auch einen Einblick auf die Teamperformance bekommen. Welcher Mitarbeiter macht  immer wieder Überstunde?Bei wem wird die Gleitzeit ausgenutzt und keine Minute zu viel gearbeitet? Aktuelle Software bietet hiereine datenschutzrechtliche Absicherung. Daten werden sicher übertragen und abgelegt und die Einsichtnahme ist nur authentifiziertem Personal vorbehalten.

Weniger Arbeit durch automatisierte Prozesse

So können zahlreiche zeitraubende Prozesse mit einer Zeiterfassungssoftware automatisiert werden. Zuschläge lassen sich individuell ins Lohnprogramm übertragen und auch individuelle Arbeitszeitmodelle regeln. Sie müssen nicht mehr händisch eingreifen und können außerdem Pausen automatisch hinzufügen.

Die Zeiterfassung ist für jeden Mitarbeiter individualisierbar, so dass nicht alle Mitarbeiter 30 Minuten Pause machen und eventuelle Änderungen händisch nachtragen müssen. Nahezu jedes Szenario der Zeiterfassung lässt sich so automatisieren. Das erhöht  die Effizienz und verringert gleichzeitig den Arbeitsaufwand.

Reduzierte  Fehler dank automatisierter Prozesse

Chaotisch geordnete Papiere und Excel-Tabellen rauben vielen Geschäftsführern nicht nur Nerven, sondern auch Zeit. Hinzu kommt die Fehleranfälligkeit. EineZeiterfassungssoftware erstellt umfangreiche Berichte und Auswertungen, auf die Sie sich verlassen können. Dank individueller Schnittstellen werden alle Daten korrekt weitergegeben und Fehler reduzieren sich im Bereich des Personalmanagements auf ein Minimum.

Die Zeiterfassung ist hierbei keine Insellösung, sondern ermöglicht dank zahlreicher Schnittstellen eine hochwertige, interne Prozessoptimierung. Automatisierte Übergabedateien können durch Sie eingerichtet werden, so dass Sie alle benötigten Daten ohne Schwierigkeiten an berechtigte Programme weitergeben.

Eine Möglichkeit beispielsweise ist die Verknüpfung der automatisierten Zeiterfassung mit Ihrem Lohnrechner. Eventuelle Zulagen können ohne die Verwendung von Excel-Tabellen oder manuelle Eingriffe berechnet werden. Die Lohnübergabe kostet Sie künftig nur noch wenige Klicks und ermöglichen eine satte Zeitersparnis.

Fazit: Moderne Zeiterfassung  für eine eine mobile Zukunft

Die Zeiterfassung ist ein probates Mittel, um Fehler zu reduzieren, Struktur und Transparenz zu schaffen und Kosten zu minimieren. Sie ist nicht nur für Sie als Arbeitgeber, sondern auch für Arbeitnehmer hilfreich. Und da immer wieder im Raum steht, ob es eine Pflicht der Zeiterfassung geben wird, ist die elektronische Lösung erst recht die beste Wahl für Sie. Modulare Lösungen bieten hier die besten Voraussetzungen, denn sie lassen sich an den individuellen Bedarf anpassen.

Autor: Redaktion

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