Projekt- und Programm-Management: Mindset der Zukunft

Einst vorrangig von betrieblichen Aktivitäten gesteuert, ist ein Großteil der globalen Wirtschaft heute auf Projekte und Programme ausgerichtet. Die weltweite wirtschaftliche Tätigkeit, die auf Projekten basiert, wurde vom Project Management Institute im Jahr 2017 auf 12 Billionen US-Dollar geschätzt – eine Zahl, von der sie glaubten, dass sie bis 2027 auf 20 Billionen US-Dollar steigen würde. Betrachten wir die vergangenen Jahre und die Entwicklung durch Covid 19 ist es aus heutiger Sicht sehr wahrscheinlich, dass diese Zahl und damit die damalige Prognose deutlich nach oben korrigiert werden muss.

Immer mehr Unternehmen beginnen, ihr gesamtes Geschäftsmodell auf einen projektbasierten Ansatz umzustellen – das bedeutet, dass Projekt- und Programm-Management unverzichtbar ist, anstatt nur wünschenswert. Wir befragen Sidra Sammi, Geschäftsentwicklung DACH bei der ILX Group, zum theoretischen Hintergrund, möglichen Anwendungsfeldern und ob/wie Unternehmen durch den Einsatz nicht nur kurzfristig hervorragende Leistungen erzielen können, sondern vor allem auch langfristig für die Herausforderungen der Zukunft besser gewappnet sind.

Frau Sammi, was versteht man genau unter Projekt- und Programm-Management bzw. sind diese Begriffe gleichbedeutend oder muss man hier unterscheiden?

Sidra Sammi: Einige Menschen verwenden die Wörter „Projekt“ und „Programm“ austauschbar. Andere verwenden „Programm“ einfach, um ein großes Projekt zu beschreiben. In Wirklichkeit haben diese beiden Begriffe jedoch sehr unterschiedliche Definitionen. Ein Projekt ist einzigartig, temporär und darauf ausgelegt, ein greifbares Ergebnis zu liefern. Es hat einen festen – in der Regel recht kurzen – Zeitrahmen und einen Projektleiter, der für die termingerechte und budgetgerechte Lieferung des Ergebnisses verantwortlich ist. Auf der anderen Seite handelt es sich bei einem Programm um die koordinierte Verwaltung mehrerer zusammenhängender Projekte und anderer Aktivitäten. Das Hauptziel eines Programms besteht darin, ein strategisches Ergebnis und organisatorischen Nutzen zu erzielen. Programme sind in der Regel langfristig angelegt. Da die spezifischen Liefergegenstände zu Beginn möglicherweise nicht vollständig definiert sind, kann ein Programm oft einen breiten und anpassungsfähigen Umfang haben. Kurz gesagt konzentrieren sich Projekte auf Ergebnisse, während Programme auf Nutzen abzielen.

Das bedeutet dann aber auch, dass Projekt- und Programm-Manager unterschiedliche Aufgaben haben und Rollen erfüllen, oder? Können Sie uns das vielleicht etwas näher beschreiben?

Sidra Sammi: Ja und sehr gerne! Ein Programm besteht, wie gesagt, aus mehreren Projekten. Abhängigkeiten bestimmen die Reihenfolge, in der jedes Projekt abgeschlossen wird. Als Beispiel könnte ein Programm-Manager damit beauftragt sein, ein neues Tablet zu entwickeln. Seine Rolle besteht darin, alle Abhängigkeiten zu verwalten, also auch die Projekte, die sequenziell durchgeführt werden müssen, um die endgültigen Ergebnisse zu erzielen. Typischerweise gelten Programm-Manager als erfahrener und höhergestellt als Projektleiter, aber dies muss nicht zwangsläufig der Fall sein. In einem Unternehmen kann ein Programm-Manager, der nicht besonders hochrangig ist, für ein kleineres Programm verantwortlich sein. In einer anderen Organisation ist ein sehr erfahrener und hochrangiger Projektleiter für ein großes und komplexes Projekt verantwortlich.

Warum ist Projekt- und Programmmanagement derzeit so wichtig?

Sidra Sammi: Projekte tragen sowohl zur kurzfristigen als auch zur langfristigen Wertschöpfung bei. Eine ausgezeichnete Projekt- und Programm-Verwaltung kann Unternehmen auf drei wesentliche Arten zugutekommen: Erstens geht es darum, Budgets und Zeitpläne effektiv und effizient zu kontrollieren, zweitens um Führungskompetenz und zwischenmenschliche Fähigkeiten und drittens schließlich um die langfristige strategische Ausrichtung.

Kommen wir zum ersten spannenden Punkt: Budgets und Zeitpläne kontrollieren. Wie wir alle wissen, kann es ohne sorgfältige Planung und Verwaltung sehr herausfordernd sein, den Liefertermin oder das Budget eines Projekts einzuhalten.

Sidra Sammi: Das ist absolut richtig, wer kennt das bei Projekten nicht: Zeitpläne laufen ebenso aus dem Ruder wie der finanzielle Rahmen. Genau deswegen ermöglicht ein strategisches Projektmanagement, vorausgesetzt die Mitarbeiter sind entsprechend geschult, realistische Erwartungen zu setzen. Ein guter Projektmanager wird den Prozess und die Zeitpläne so erstellen, dass sie erreichbar sind. Das Vermeiden von übermäßig ehrgeizigen Fristen stellt sicher, dass jede Projektphase eher termingerecht, im Budget und gemäß den richtigen Standards abgeschlossen wird. Ein gutes Projektmanagement stellt ebenfalls sicher, dass Projekte proaktiv anstatt reaktiv sind. Indem jeder Beteiligte die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tut, werden Projekte geschaffen, die effizient, klar definiert und weniger anfällig für Misserfolge sind. Ein wesentlicher Teil davon ist die kontinuierliche Berichterstattung: Sie ist entscheidend, um ein Projekt auf Kurs zu halten. Regelmäßige Status-Up-Dates informieren alle Interessengruppen und ermöglichen es, frühzeitig zu erkennen, ob es ein Risiko gibt, aufgrund dessen man evtl. von den ursprünglichen Plänen abweichen muss.

In so einem Fall braucht es eine gute Kommunikation bzw. Führungskompetenz, wobei wir beim zweiten Punkt, den zwischenmenschlichen Fähigkeiten, wären.

Sidra Sammi: Ohne Projektmanagement kann es schwierig sein, die Führung und die klare Ausrichtung zu schaffen, die ein Projekt benötigt. Ein Projektmanager bietet dies und hält ein Projekt damit auf Kurs. Seine Aufgabe ist es auch, das Projektteam – wenn nötig – zu inspirieren, zu motivieren und zu coachen, um für eine gemeinsame Vision zu sorgen und den Sinn des Ganzen zu vermitteln, damit das Projektteam und externe Partner gemeinsam Höchstleistungen erbringen können. Darüber hinaus ist der Projektmanager dafür verantwortlich, die Rechenschaftspflicht und die Kommunikation in allen Phasen des Projekts zu definieren und zu verwalten. Neben diese Führungskompetenzen spielen natürlich auch die zwischenmenschlichen Fähigkeiten eine große Rolle. Unerlässlich für den Projekterfolg ist beispielsweise das Zuhören im Team. Auch Transparenz, wobei wir wieder bei der Kommunikation wären, sowie Vertrauen stehen an vorderster Stelle. Während klar definierte und verwaltete Projektlogistik von entscheidender Bedeutung sind, bringt das Projektmanagement zusätzliche Vorteile mit sich. In anspruchsvollen Märkten –

und in der Tat herausfordernden Zeiten – benötigt ein Unternehmen immer eine starke Führung, um erfolgreich zu sein.

Kommen wir zum letzten Punkt, der strategischen Ausrichtung. Dabei werfen Sie sicher einen Blick über das reine Projektmanagement hinaus?

Sidra Sammi: Ja und das ist insbesondere in unsicheren oder sich schnell verändernden Zeiten, und wann haben wir diese nicht, wichtiger denn je. Also müssen sich Unternehmen immer wieder die Frage stellen: Stimmen unsere Projekte mit unserer Unternehmensstrategie überein? Durch den Einsatz von Projektmanagement-Techniken können Organisationen sicherstellen, dass ihre Projekte nicht nur mit den Bedürfnissen ihrer Kunden (was wichtig für die kurzfristigen betriebswirtschaftlichen Belange ist), sondern auch mit ihrer Gesamtstrategie (und damit ihrer langfristigen Vision und Mission) in Einklang stehen. Ein Versäumnis in dieser Hinsicht könnte zu verschwendeter Zeit, Geld und Ressourcen führen. Ohne eine angemessene Projektbeschreibung, die auf Geschäftszielen basiert, und einer klaren Methodik kann ein Projekt den Fokus verlieren und die Wahrscheinlichkeit seines Scheiterns erhöhen. Eine klare Definition unter Berücksichtigung übergreifender Ziele richtig das Projektteam aus und stellt die erforderlichen Schritte des Projekts klar.

Lässt sich erkennen, wann Unternehmen ein Problem im Projekt- und/oder Programm-Management haben, ohne dass gleich jedes Projekt im Vorfeld scheitern muss, Kunden sich beschweren oder Budgets jedes Mal überschritten werden?

Sidra Sammi: Wenn Unternehmen kein Projektmanagement-System etabliert haben oder unsicher sind, ob ihre aktuellen Projektmanagement-Prozesse funktionieren, gibt es tatsächlich sechs Anzeichen, die darauf hinweisen, dass Veränderungen notwendig sind. 1. Projekt- oder Programm-KPIs werden verfehlt. 2. Es treten Kommunikationsprobleme und Meinungsverschiedenheiten auf. 3. Projekte oder Programme überschreiten Budgets oder geraten in Verzug. 4.  Teammitglieder fehlt die Motivation. 5. Es gibt Meinungsverschiedenheiten über Projektziele oder Anforderungen und 6. Die Lieferstandards sind inkonsistent. Zwei bis drei Punkte reichen oft schon aus, um ins Handeln zu kommen. Haben Unternehmen dann erst einmal eine Projektmanagement-Zertifizierung abgeschlossen und Projekt- und Programm-Management-Prozesse implementiert, sind sie überrascht, wie es vorher jemals ohne ging. Hier mal ein kleiner Überblick über die positiven Auswirkungen:

Vor und nach der Implementierung von Projekt- und Programm-Management-Prozessen

Kontrolle von Budgets und Zeitplänen

Vorher: Es fällt uns schwer, Budgets und Zeitpläne festzulegen und einzuhalten.

Nachher: Unsere Budgets und Zeitpläne sind realistisch, erreichbar und werden strikt eingehalten.

Strategische Ausrichtung

Vorher: Unsere Projekte/Programme sind nicht auf die Geschäftsziele ausgerichtet, was Zeit, Geld und Ressourcen verschwendet.

Nachher: Unsere Methodik ist klar, unsere Projekte/Programme sind fokussiert, und es besteht eine klare Verbindung zu unseren übergreifenden Geschäftszielen.

Führungskompetenz und zwischenmenschliche Fähigkeiten

Vorher: Unsere Projekt-/Programmleitung ist schwach, und das Team erreicht keine hohe Leistung.

Nachher: Unsere Projekt-/Programmleitung ist solide, respektiert, und das Team arbeitet gut als zusammenhängende Einheit.

Es gibt viele verschiedene Schulungsprogramme und Zertifizierungen im Bereich Projekt- und Programm-Management. Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie die richtigen auswählen? Und was ist der beste Weg, um Projektmanagement-Zertifizierungen zu erhalten?

Sidra Sammi: Sowohl im Projekt- als auch im Programm-Management fallen Schulungsprogramme und Zertifizierungen in zwei Kategorien: Prozessführung sowie Wissen, Fähigkeiten und Techniken. Allerdings verändert sich die Art und Weise, wie Menschen lernen und auf Wissen zugreifen, gerade noch einmal sehr deutlich. Corona hat uns gezeigt, was virtuell möglich ist, inzwischen ist es bei den Unternehmen oftmals ein Kostenfaktor, ob persönlich oder digital geschult wird. Unabhängig von Ausfallzeiten und Reisekosten, sind aktuell vor allem On-Demand-Trainingsinhalte sehr gefragt. Idealweise können diese zusätzlich auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Einzelpersonen zugeschnitten werden. Also einfach prüfen, welche Anbieter es gibt, Preise und Leistungen vergleichen – und sich im Zweifelsfall persönlich beraten lassen. Kombinierte Lernpfade sichern eine schnelle Umsetzung im Unternehmen, das damit für die heutigen und zukünftigen Herausforderungen rund ums Projekt- und Programm-Management bestens gewappnet ist.

Frau Sammi vielen Dank für dieses Gespräch!

Sidra SammiSidra Sammi, seit 2022 bei der ILX Group für die Geschäftsentwicklung DACH verantwortlich, vereint über ein Jahrzehnt an umfassender Expertise im B2B-Vertrieb. Ihre Stärke liegt im Identifizieren spezifischer Herausforderungen in Organisationen und der Präsentation maßgeschneiderter Lösungen. In ihrer vorherigen Rolle als Territorialmanagerin bei Axelos war Sidra für die europäischen Märkte verantwortlich und agierte als zentrale Anlaufstelle für Unternehmen sowie Organisationen, die Best-Practice-Methoden wie PRINCE2, ITIL und PRINCE2 Agile nutzen. In Frankfurt geboren, ist sie seit fast zwei Jahrzehnten in Großbritannien ansässig, wo sie ihren Abschluss in International Relations und Development Studies absolvierte.

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